Comment recruter du personnel ? Les étapes clés, du sourcing à l’onboarding

Recruter un salarié pour une TPE ou PME peut vite tourner au casse-tête. Selon la CPME, près d’un dirigeant sur deux cherche à recruter, mais 85 % disent rencontrer des difficultés dans le processus (enquête de conjoncture de novembre 2023). Alors, dans ce contexte, comment trouver des employés qualifiés, éviter les erreurs de casting et gagner du temps ? Ce guide vous donne un exemple de processus de recrutement clair et adapté aux petites structures, de la définition du poste à l’onboarding du nouveau collaborateur.

Posez les bonnes bases pour un recrutement réussi

Avant même de rédiger une offre d’emploi, prenez un temps de recul pour définir pourquoi vous recrutez. Est-ce pour remplacer un collaborateur qui part, créer un nouveau poste pour accompagner la croissance, ou répondre à une charge de travail temporaire ?

Cette réflexion initiale est déterminante : elle permet de cibler le profil exact, d’anticiper les compétences clés (techniques et humaines) et de rédiger une fiche de poste claire. En posant des bases solides dès le départ, vous limitez les erreurs de casting, gagnez du temps et augmentez vos chances de trouver un salarié adapté.

💡 Bon à savoir : Vous êtes en micro-entreprise et vous vous demandez si vous pouvez avoir un salarié ? Bonne nouvelle, vous pouvez tout à fait embaucher en tant qu’auto-entrepreneur !

Rédigez une fiche de poste claire

La fiche de poste est l’outil central de tout bon recrutement du personnel. Elle formalise le profil recherché, sert de base à l’annonce d’emploi et guide vos entretiens. Bien rédigée, elle facilite la sélection des candidatures et assure de la transparence vis-à-vis des futurs collaborateurs.

Indiquez-y clairement :

• L’intitulé du poste et le rattachement hiérarchique ;
• Les missions principales, hiérarchisées par ordre d’importance ;
• Le degré d’autonomie attendu (ce que le salarié décide seul, ce qui relève du manager) ;
• Les compétences techniques et qualités humaines recherchées ;
• Les conditions de travail (lieu, rythme, télétravail, rémunération, avantages) ;
• Les contraintes éventuelles (travail saisonnier, port de charges, pics d’activité) ;
• Les perspectives d’évolution.

Consultez l’article de France Travail pour plus de détails sur la manière de rédiger votre fiche de poste et téléchargez un guide complet ici.

💡 Ajoutez aussi le profil du candidat idéal (formation, expérience, savoir-faire, savoir-être). Cela facilite vos entretiens et évite les erreurs de casting.

Le « sourcing » : où trouver vos candidats pour recruter en tant que TPE/PME ?

Pour identifier les bons profils, misez sur plusieurs canaux de recrutement adaptés aux petites structures :

• Jobboards (France Travail, Indeed, etc.) → grande visibilité, mais nécessite de trier les candidatures ;
• Réseaux sociaux (LinkedIn, Facebook, TikTok) → viralité et proximité avec des profils variés ;
• Cooptation et recommandations internes → rapide, fiable, et souvent plus qualitatif ;
• Partenariats locaux : écoles, centres de formation, associations, réseaux CCI → idéal pour cibler des jeunes talents ;
• Cabinets spécialisés → utiles pour les profils rares ou stratégiques.

Au-delà des canaux, rédiger une annonce qui attire vraiment les bons profils est également primordial. Inspirez-vous de cette trame :

• Un titre précis et accrocheur ;
• Les missions principales résumées dans une liste à puces de 4 à 5 éléments ;
• Les compétences et qualités attendues ;
• Les atouts de votre entreprise (culture, flexibilité, ambiance, projets motivants, etc.) ;
• Un appel à l’action direct : “Postulez dès maintenant en un clic”.

💡 Dans une petite structure, l’humain et la proximité séduisent souvent plus que de longs discours. Valorisez votre culture d’entreprise et rassurez votre futur collaborateur en précisant qu’un plan d’intégration adapté l’attend pour lui permettre de trouver rapidement ses repères et de s’intégrer facilement à l’équipe. Une bonne intégration est l’aboutissement d’un bon projet de recrutement.

Triez et pré-sélectionnez efficacement les candidatures

Une fois les candidatures reçues, privilégiez la qualité à la quantité. Un processus clair et structuré vous fera gagner du temps et réduira le risque d’erreurs de recrutement. L’objectif est simple : réduire le volume et retenir uniquement les profils les plus pertinents à inviter en entretien. Voici la méthode :

• Tri initial des CV : écartez rapidement les candidats qui ne répondent pas aux critères essentiels définis dans la fiche de poste (formation, expériences clés, compétences techniques indispensables).

• Affiner avec une grille d’évaluation (scorecard) : notez chaque candidature selon des critères objectifs (compétences techniques, cohérence du parcours, premières indications de soft skills).

• Établir une short-list : retenez uniquement les 5 à 10 meilleurs profils (pour des postes très qualifiés, 3 à 5 suffisent). Cela vous permet de concentrer vos efforts sur les candidatures les plus prometteuses et d’éviter la dispersion.

💡 Mieux vaut voir moins de candidats mais bien ciblés, plutôt que de multiplier les entretiens inutiles qui font perdre du temps.

Conduisez des entretiens structurés grâce à la méthode STAR

L’entretien est une étape clé : il permet de découvrir la personne derrière le CV et d’évaluer sa capacité à s’intégrer à votre entreprise. Pour les rendre efficaces :

• Préparez un guide d’entretien avec 8 à 10 questions couvrant à la fois compétences techniques et qualités humaines.
• Utilisez la méthode STAR (Situation, Tâche, Action, Résultat) pour poser des questions comportementales (Exemple : « Parlez-moi d’une situation où vous avez dû gérer un client mécontent. Quelle action avez-vous entreprise et quel résultat avez-vous obtenu ? »).
• Évaluez les soft skills et l’adéquation culturelle : communication, adaptabilité, esprit d’équipe. Dans une petite structure, la compatibilité humaine est aussi importante que les compétences.
• Proposez des tests pratiques ou mises en situation courtes (ex. rédaction d’un mail client, simulation d’appel, résolution de problème simple).

N’oubliez pas de prendre systématiquement des notes pour pouvoir comparer objectivement les candidats après coup.

Sélectionnez le bon candidat et faites lui une offre

Après les entretiens, il est temps de prendre une décision éclairée et d’engager le bon profil :

• Organisez un deuxième entretien avec les 2 ou 3 meilleurs candidats pour confirmer vos impressions et approfondir certains points.
• Comparez objectivement les profils grâce à vos grilles d’entretien et vos notes. Analysez aussi les retours des personnes impliquées dans le recrutement le cas échéant.
• Vérifiez les références (anciens employeurs, expériences clés) pour sécuriser votre choix et éviter les mauvaises surprises.
• Formulez une promesse d’embauche claire et attractive : salaire, avantages, conditions de travail, et un aperçu de votre plan d’intégration.
• Informez et remerciez les candidats non retenus. Ce geste simple améliore votre marque employeur et peut laisser la porte ouverte à de futures collaborations.

💡 Même si vos moyens sont limités, jouez la carte de la transparence et de l’humain dans votre offre. Un message personnalisé et une attention sincère font souvent la différence pour convaincre un candidat hésitant.

Respectez vos différentes obligations légales

Une fois le candidat choisi, certaines démarches légales sont indispensables pour formaliser l’embauche et sécuriser la relation de travail :

• Signature du contrat de travail (CDI, CDD, apprentissage…), qui précise les conditions d’emploi, la rémunération et les obligations des deux parties.
• Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) auprès de l’URSSAF, à réaliser obligatoirement avant toute prise de poste.
• Inscription au registre du personnel, qui recense l’ensemble des salariés de l’entreprise.
• Visite médicale obligatoire, organisée par la médecine du travail, pour vérifier l’aptitude du salarié au poste.
• Affiliation à la mutuelle d’entreprise, qui garantit la couverture santé obligatoire.

La plupart de ces formalités peuvent aujourd’hui être effectuées en ligne, ce qui simplifie grandement la gestion administrative pour les TPE et PME.

💡 Si vous manquez de temps, vous pouvez déléguer ces démarches à votre expert-comptable ou utiliser un logiciel de gestion RH qui centralise l’ensemble des obligations.

Accueillez le nouveau collaborateur avec un onboarding réussi

Un onboarding efficace est déterminant pour fidéliser vos collaborateurs dès leurs premiers jours. Voici les étapes clés pour un parcours structuré et motivant :

1. Préparer l’arrivée : bureau, matériel, accès aux outils… Le salarié doit pouvoir démarrer dans de bonnes conditions.
2. Nommer un référent : un mentor ou collègue disponible pour répondre aux questions et faciliter l’intégration dans l’équipe.
3. Mettre en place un plan 30-60-90 jours avec des objectifs progressifs et des points de suivi réguliers :

• 30 jours : découverte de l’entreprise, de l’équipe et des missions. L’objectif est de prendre ses repères.
• 60 jours : montée en compétences et premières réalisations concrètes. Le salarié gagne en autonomie.
• 90 jours : autonomie confirmée, bilan d’intégration et définition des objectifs à moyen terme.

💡 Pas besoin d’un programme lourd ou chronophage. Quelques rituels simples (déjeuner d’accueil, point hebdomadaire avec le manager, suivi des objectifs) suffisent souvent à créer un climat de confiance. Un onboarding structuré réduit le turnover et favorise une fidélisation durable, même dans une petite équipe.

Mesurez et améliorez votre processus de recrutement

Pour améliorer continuellement votre processus de recrutement, suivez quelques indicateurs clés de performance (KPI) simples à mettre en place, même dans une TPE/PME :

• Time-to-hire (délai moyen de recrutement) : mesure le temps entre la publication de l’annonce et la signature du contrat. L’objectif est d’identifier les étapes les plus longues pour les optimiser.
• Cost-per-hire (coût d’une embauche) : calculez le coût total d’un recrutement (annonces, tests, temps consacré aux entretiens, éventuels cabinets).
• NPS candidat (Net Promoter Score) : évalue la satisfaction des candidats sur leur expérience de recrutement. La mesure du NPS peut vous permettre de renforcer votre marque employeur pour vous aider à attirer de nouveaux talents.

Inutile de suivre une dizaine d’indicateurs. Concentrez-vous sur 2 ou 3 KPI adaptés à votre activité et suivez-les régulièrement. Même un tableau Excel bien tenu peut suffire pour gagner en efficacité.

Les tendances du recrutement dans les TPE/PME à suivre en 2025

Pour rester compétitives et attirer les meilleurs talents, les TPE et PME doivent s’adapter aux nouvelles tendances du recrutement en 2025 :

• Intelligence artificielle et automatisation : des outils accessibles permettent aujourd’hui de trier et analyser les CV plus rapidement. Résultat : moins de temps perdu et plus d’objectivité.
• Social recruiting : LinkedIn reste incontournable pour les profils professionnels, Facebook et TikTok sont idéaux pour toucher des talents locaux ou plus jeunes.
• Gamification du recrutement : proposer des tests ludiques ou des mises en situation interactives rend l’expérience plus engageante pour le candidat.

💡 Inutile d’adopter toutes les tendances en même temps. Choisissez celles qui correspondent à vos moyens et à vos besoins. Même une petite touche de modernité dans votre processus peut suffire à faire la différence face à vos concurrents.

Conclusion

Recruter ne s’improvise pas : un processus clair, humain et adapté à votre entreprise fait toute la différence.

En valorisant votre culture, en restant transparent et en soignant l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, vous augmentez vos chances de séduire les meilleurs talents… et de les garder !

Même une petite structure sans service RH dédié peut devenir un employeur attractif en appliquant ces bonnes pratiques.

Alors, prêt(e) à recruter votre prochain talent ?!

FAQ : Réponses aux questions fréquentes sur le recrutement en TPE/PME