Un billet de train de 500 € que votre client vous « rembourse » peut vous coûter 128 € de cotisations URSSAF si vous exercez une activité libérale. La raison est simple : la note de frais est un outil de salarié, et un auto-entrepreneur n’en a pas l’usage. Il n’a ni employeur pour le rembourser, ni charges réelles à déduire, puisque la comptabilité de l’auto-entrepreneur repose sur un abattement forfaitaire censé couvrir tous ses frais. Concrètement, une dépense avancée pour une mission suit l’un de deux circuits : la refacturation sur votre facture, qui gonfle votre chiffre d’affaires, ou les frais de débours, qui en restent exclus sous des conditions strictes. Je vous détaille ici pourquoi la note de frais n’existe pas en micro-entreprise, quel document envoyer quand un client vous la réclame, combien refacturer pour rentrer réellement dans vos frais, et comment éviter que ces frais vous fassent basculer dans la TVA sans prévenir.
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Résumé de l’article
- Un auto-entrepreneur ne peut pas établir de note de frais : ses frais professionnels sont couverts par l’abattement forfaitaire de 71 %, 50 % ou 34 % selon l’activité, jamais déduits au réel.
- Les frais refacturés à un client deviennent du chiffre d’affaires : l’auto-entrepreneur paie donc des cotisations dessus, même s’il les facture à prix coûtant.
- Les frais de débours restent hors chiffre d’affaires : ils ne s’appliquent qu’aux dépenses engagées au nom et pour le compte du client, sur mandat, et refacturées au centime près.
- Les frais refacturés comptent pour le seuil de franchise de TVA : quelques milliers d’euros de frais peuvent suffire à faire passer un auto-entrepreneur au-dessus de 37 500 €.
Pourquoi un auto-entrepreneur ne peut pas faire de note de frais
Un auto-entrepreneur ne peut pas faire de note de frais, parce que ce document sert à demander un remboursement à un employeur et à sortir la dépense des cotisations. Aucune de ces deux fonctions ne fonctionne en micro-entreprise.
À qui l’adresseriez-vous ?
Un salarié avance une dépense, remplit une note de frais, joint ses justificatifs, et son employeur le rembourse. La somme échappe aux cotisations parce qu’elle compense un frais professionnel. En auto-entreprise, l’employeur et le travailleur sont la même personne. Vous faire une note de frais reviendrait à déplacer de l’argent de votre compte pro vers votre compte perso, ce qui ne change rien à vos cotisations ni à votre impôt.
Le statut d’entrepreneur individuel issu de la loi du 14 février 2022 sépare bien votre patrimoine professionnel de votre patrimoine personnel. Cette séparation protège vos biens perso en cas de dettes, mais elle ne crée aucun mécanisme de remboursement de frais et ne modifie pas le calcul micro-fiscal.
L’abattement forfaitaire couvre-t-il vraiment vos frais ?
L’administration ne vous demande pas vos frais réels : elle les estime à votre place. Selon la fiche officielle sur le régime fiscal de la micro-entreprise, votre bénéfice imposable est égal à votre chiffre d’affaires moins un abattement forfaitaire qui dépend de votre activité (article 50-0 du CGI pour le micro-BIC, article 102 ter du CGI pour le micro-BNC). C’est ce mécanisme qui remplace la note de frais.
| Activité | Abattement forfaitaire | Sur 40 000 € de chiffre d’affaires | Bénéfice imposable retenu |
|---|---|---|---|
| Vente de marchandises, hébergement (BIC) | 71 % | 28 400 € de frais présumés | 11 600 € |
| Prestations de services commerciales ou artisanales (BIC) | 50 % | 20 000 € de frais présumés | 20 000 € |
| Activités libérales (BNC) | 34 % | 13 600 € de frais présumés | 26 400 € |
L’abattement ne peut jamais descendre sous 305 € (610 € en cas d’activité mixte). Attention à une confusion fréquente : cet abattement ne sert qu’à calculer l’impôt sur le revenu. Vos cotisations URSSAF, elles, sont calculées sur votre chiffre d’affaires brut, sans aucune déduction. Le chiffre d’affaires n’est donc pas votre revenu, et une dépense que vous payez de votre poche reste entièrement à votre charge.
Votre client réclame une note de frais : quel document lui envoyer ?
Quand un client vous dit « envoyez-moi votre note de frais », il attend en réalité une facture. Vous avez deux façons de la construire, et elles n’ont pas du tout les mêmes conséquences.
Faut-il ajouter les frais sur votre facture ?
C’est le cas le plus courant. Vous avez acheté le billet de train, réservé l’hôtel ou payé le repas à votre nom, pour réaliser votre mission. Ces frais sont les vôtres : vous les ajoutez sur votre facture, sur une ligne distincte (« Frais de déplacement Lyon, 12 et 13 mars »), en conservant les justificatifs.
Cette refacturation de frais fait partie de votre prix. Elle s’ajoute donc à votre chiffre d’affaires, entre dans votre livre des recettes et supporte vos cotisations comme n’importe quelle prestation. Si vous êtes en franchise de TVA, vous refacturez le montant que vous avez réellement payé (TTC), avec la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ». Un outil de facturation gratuit comme Indy vous permet d’ajouter ces lignes de frais sans retaper vos mentions à chaque fois.
Dans quels cas facturer des frais de débours ?
Les frais de débours sont des sommes que vous payez au nom et pour le compte de votre client, à sa place, avec son accord. L’exemple type : le paiement de frais de greffe pour l’immatriculation de sa société, l’achat d’un nom de domaine déposé à son nom ou un timbre fiscal pour son dossier. Le bien ou le service appartient au client, pas à vous.
Les conditions fixées par l’article 267 du CGI sont strictes :
- un mandat explicite du client, idéalement écrit, avant la dépense ;
- une dépense au nom du client, avec un justificatif à son nom ;
- une refacturation au centime près, sans marge ;
- une trace séparée de vos recettes, avec la pièce justificative.
Je vous détaille la marche à suivre dans notre guide des frais de débours en auto-entrepreneur. Un point honnête : la plupart de vos frais de déplacement ne peuvent pas passer en débours. Un billet de train à votre nom, pour un trajet que vous effectuez vous-même, est une dépense pour votre activité, pas pour le compte du client.
| Critère | Refacturation des frais | Frais de débours |
|---|---|---|
| Exemples | Train, hôtel, repas, matériel pour la mission | Frais de greffe, nom de domaine, timbre fiscal au nom du client |
| Dépense au nom de | L’auto-entrepreneur | Le client |
| Montant facturé | Libre (prix coûtant ou majoré) | Exactement le montant payé |
| Intégré au chiffre d’affaires | Oui | Non |
| Soumis aux cotisations URSSAF | Oui | Non |
| Compte pour les plafonds micro et le seuil de TVA | Oui | Non |
ⓘ Bon à savoir :
Les frais refacturés s’inscrivent dans votre livre des recettes à la date de leur encaissement, comme le reste de la facture. Les débours, eux, n’y figurent pas en recette : notez-les à part, avec le justificatif au nom du client et la trace du remboursement.
Combien refacturer pour vraiment rentrer dans vos frais (MAJ 2026)
Refacturer un frais à prix coûtant vous fait perdre de l’argent, puisque les cotisations s’appliquent sur la somme encaissée. Prenons un exemple : vous êtes consultant en libéral (BNC, affilié à la Sécurité sociale des indépendants) et votre client vous verse 500 € pour un aller-retour Paris-Bordeaux. L’URSSAF prélève 25,6 % sur ces 500 €, soit 128 €. Vous avez donc récupéré 372 € pour une dépense de 500 €.
Pour retomber sur vos pieds, le calcul inverse est le suivant : montant à facturer = frais ÷ (1 − taux de cotisations). Voici ce que cela donne pour 500 € de frais, avec les taux 2026 publiés par l’URSSAF et economie.gouv.fr.
| Activité | Taux de cotisations | Cotisations sur 500 € refacturés à prix coûtant | Montant à facturer pour récupérer 500 € |
|---|---|---|---|
| Vente de marchandises (BIC) | 12,3 % | 61,50 € | 570 € |
| Prestations de services (BIC) | 21,2 % | 106 € | 635 € |
| Libéral non réglementé (BNC, SSI) | 25,6 % | 128 € | 672 € |
| Libéral réglementé (BNC, CIPAV) | 23,2 % | 116 € | 651 € |
Ces montants n’intègrent ni la contribution à la formation professionnelle ni l’impôt sur le revenu, qui s’ajoutent encore. En pratique, peu de clients acceptent une ligne « frais » majorée de 30 %. Je vous conseille plutôt d’intégrer vos déplacements dans votre devis sous forme de forfait (« forfait déplacement : 650 € ») ou dans votre tarif journalier. Le client valide un prix global, et vous ne travaillez plus à perte sur vos frais.
Frais refacturés et franchise de TVA : le cas qui surprend
Les frais refacturés comptent dans le chiffre d’affaires retenu pour les seuils, ce qui peut déclencher la TVA alors que vos honoraires seuls restaient en dessous. Pour les prestations de services, le seuil de base de la franchise en base de TVA est de 37 500 € en 2026, et le seuil majoré de 41 250 € (source : impots.gouv.fr).
Prenons Léa, graphiste en libéral. Ses honoraires de l’année atteignent 36 200 €. Elle refacture aussi 1 800 € de frais d’impression et de déplacement à ses clients. Son chiffre d’affaires total passe à 38 000 € : elle dépasse le seuil de base, sans atteindre le seuil majoré. Résultat, elle conserve la franchise jusqu’au 31 décembre, mais devra facturer la TVA dès le 1er janvier suivant. Si ces 1 800 € avaient pu passer en débours (dépenses au nom de ses clients, sur mandat), ils seraient restés hors seuil.
ⓘ Bon à savoir :
Le seuil de TVA et le plafond du régime micro sont deux limites indépendantes. Pour la période 2026-2028, le plafond micro est de 83 600 € pour les prestations de services et de 203 100 € pour la vente. Vous pouvez donc devenir redevable de la TVA tout en restant auto-entrepreneur.
Suivre vos frais sans pouvoir les déduire
Ne pas pouvoir déduire vos frais ne vous dispense pas de les suivre. Ce suivi sert à prouver vos refacturations, à justifier vos débours et à mesurer votre vraie rentabilité.
Quels justificatifs conserver ?
Gardez toute pièce liée à une refacturation ou à un débours : facture d’achat, billet, ticket de caisse, mandat du client. Pour une activité de vente de marchandises ou d’hébergement, la loi impose aussi de tenir un registre des achats, qui liste chaque achat avec sa date, son fournisseur et son mode de paiement. Pour le reste de vos dépenses, un simple tableau mensuel suffit.
À partir de quand vos frais rendent-ils le régime réel plus intéressant ?
Si vos frais réels dépassent régulièrement l’abattement, la micro-entreprise vous coûte plus qu’elle ne vous fait gagner. Exemple : un développeur en BNC réalise 50 000 € de chiffre d’affaires. L’abattement de 34 % lui accorde 17 000 € de frais présumés. Entre son matériel, ses logiciels, son coworking et ses déplacements, il dépense en réalité 21 000 € par an. Au régime réel, ces 4 000 € d’écart réduiraient sa base imposable. C’est le signal pour faire une simulation complète avec un expert-comptable, car le réel change aussi le calcul des cotisations et vos obligations comptables.
Vous êtes aussi salarié ?
Dans ce cas, la note de frais redevient possible, mais uniquement côté salariat. Les frais engagés pour votre employeur lui sont remboursés sur note de frais, comme pour n’importe quel salarié. Ceux de votre micro-entreprise suivent les règles vues plus haut. Ne mélangez jamais les deux : un même billet ne peut pas être remboursé par votre employeur et refacturé à un client. Pour mémoire, côté auto-entreprise, il n’existe pas plus de note de frais que de fiche de paie en auto-entrepreneur : vous vous rémunérez en prélevant directement sur vos encaissements.
Facturer vos frais proprement, sans y perdre
En résumé, la bonne question n’est pas « comment faire ma note de frais », mais « dans quel circuit faire passer cette dépense ». Débours quand l’achat appartient au client, refacturation ou forfait chiffré dans le devis pour tout le reste. Pour que ces lignes de frais apparaissent clairement sur vos factures, avec les bonnes mentions, Indy propose un outil de facturation 100 % gratuit pour les auto-entrepreneurs. Si vous cherchez une solution plus large pour tenir vos recettes et vos achats, consultez notre comparatif de logiciels de comptabilité gratuits pour micro-entreprise. Et si un client tarde à vous rembourser des frais avancés pour lui, sachez quels recours engager face à une facture impayée : un débours non réglé est une créance comme une autre.
Questions fréquentes sur la note de frais en auto-entrepreneur
Un auto-entrepreneur peut-il utiliser le bareme kilometrique ?
Pas pour deduire ses frais : le bareme kilometrique ne s'applique pas en micro-entreprise. Vous pouvez en revanche vous en servir comme base pour chiffrer un forfait de deplacement dans votre devis. Le montant facture au client reste alors du chiffre d'affaires, soumis aux cotisations.
Les repas au restaurant d'un auto-entrepreneur sont-ils deductibles ?
Non. Un repas pris pendant une mission est couvert par l'abattement forfaitaire, comme tous vos frais. Si le contrat le prevoit, vous pouvez le refacturer au client sur une ligne distincte de votre facture, mais cette somme entre dans votre chiffre d'affaires.
Un auto-entrepreneur peut-il deduire l'achat d'un ordinateur ?
Non, ni en une fois ni par amortissement. Le materiel achete pour votre activite reste a votre charge, couvert en theorie par l'abattement. Vous pouvez payer cet achat depuis votre compte professionnel, mais il ne reduit ni vos cotisations ni votre impot sur le revenu.
Combien de temps garder ses justificatifs de frais en micro-entreprise ?
Conservez vos factures d'achat, tickets et mandats de debours au moins 6 ans, duree du droit de controle de l'administration fiscale. Par prudence, alignez-vous sur les 10 ans prevus par le Code de commerce pour les pieces comptables, surtout pour les frais refactures a vos clients.
Peut-on refacturer des frais a un client particulier ?
Oui, la refacturation fonctionne de la meme maniere avec un particulier qu'avec une entreprise. Prevoyez les frais dans le devis signe, pour eviter toute contestation au moment du paiement. Les frais de debours restent possibles si le particulier vous a donne un mandat explicite.