Comment facturer des frais de débours en tant qu’Auto-Entrepreneur ?

8/12/2020 | Comptabilité, Fiches Pratiques, Réglementation

Pour réaliser les missions qui lui sont confiées, un auto-entrepreneur peut être amené à avancer certaines sommes à ses clients. Une méthode peu connue, et pourtant très utile et intéressante, permet à l’auto-entrepreneur de déduire ces frais professionnels avancés aux clients de son chiffre d’affaires à déclarer : c’est ce que l’on appelle les frais de débours auto-entrepreneur.

En effet, grâce aux frais de débours, les achats de matériels, matériaux, matières premières et même certains frais de déplacements peuvent être déduits du chiffre d’affaires à déclarer pour l’auto-entrepreneur.

Toutefois, il conviendra de respecter certaines règles, notamment concernant la facturation des frais de débours auto-entrepreneur à vos clients, afin que vous puissiez les déduire de votre chiffre d’affaires en toute légalité. On vous explique tout ça dans ce guide !

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Frais de débours auto-entrepreneur : Qu’est-ce que c’est ?

Nous allons tout d’abord vous expliquer ce que sont les frais de débours pour un auto-entrepreneur, avant de vous présenter leurs avantages.

La notion de débours pour les auto-entrepreneurs

Les frais de débours, ou débours, sont des sommes avancées au nom et pour le compte du client de l’auto-entrepreneur.

En effet, dans le cadre de son activité, l’auto-entrepreneur peut être amené à avancer certains frais à ses clients. C’est par exemple le cas de l’auto-entrepreneur dans le bâtiment : il doit poser du carrelage chez un client, et s’occupe d’acheter les matériaux pour le compte de son client. Le fournisseur établit la facture des matériaux au nom du client final, ce qui permettra à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser cette somme par le client.

⚠  ATTENTION ⚠

Le remboursement des frais de débours par le client est effectué au même montant que la facture établie au nom du client par le fournisseur. Il ne s’agit en aucun cas d’une refacturation, il n’est donc pas possible de dégager une marge sur des frais de débours.

Les avantages des frais de débours

Les frais de débours ont des avantages à la fois pour le client et pour l’auto-entrepreneur.

Les frais de débours permettent à l’auto-entrepreneur de déduire certaines charges

En principe, la règle est simple : un auto-entrepreneur ne peut déduire aucune charge de son chiffre d’affaires. Il doit donc déclarer l’intégralité des sommes encaissées à l’URSSAF et aux impôts, pour le paiement des ses cotisations sociales et de l’impôt sur le revenu.

Le grand intérêt des frais de débours, c’est qu’ils permettent une entorse à cette règle : l’auto-entrepreneur pourra déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires !

En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, l’article 267 du Code Général des Impôts les exclus de la base d’imposition. Les auto-entrepreneurs peuvent donc déduire, lors de leurs déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF et pour leur déclaration d’impôt sur le revenu, les sommes remboursées par leurs clients au titre des frais de débours.

La responsabilité concernant les matériels, matériaux et produits n’est pas à la charge de l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur ne joue qu’un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et son client. Par conséquent, ce n’est pas à lui qu’incombe la responsabilité en cas de vices ou de défauts sur les biens ou services faisant l’objet de ces frais de débours. Cette responsabilité pèse sur le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client.

En quelque sorte, vous n’aurez pas l’obligation légale d’assurer le service “après-vente” sur les biens et services de vos frais de débours, celui-ci sera assuré directement par le fournisseur.

Les avantages pour les clients de l’auto-entrepreneur

La méthode des débours est également avantageuse pour le client final. En premier lieu, il bénéficie de la garantie et des services après-vente du fournisseur directement.

Il est également assuré que les matériaux ou matériels fournis lui ont été facturés sans surcoûts. Il rembourse exactement le même prix à l’auto-entrepreneur que le prix pratiqué par le fournisseur initialement.

Enfin, si le client final est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les matériels et matériaux fournis, puisqu’il disposera de la facture fournisseur établie en son nom. Cela n’aurait pas été le cas si c’était l’auto-entrepreneur qui lui avait directement facturé, puisque l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA (sauf s’il a dépassé les seuils de franchise en base de TVA).

Comment facturer les frais de débours en tant auto-entrepreneur ?

Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faudra respecter certaines règles concernant leur facturation.

Les règles pour facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur

Signer un accord écrit avec le client : le mandat de débours

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précisera, tel un contrat, la nature des achats à réaliser ainsi que le budget maximum à allouer pour ceux-ci.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.

Ce document écrit est généralement appelé “mandat de débours”. Nous avons préparé un modèle de mandat de débours que vous pouvez télécharger gratuitement en suivant le lien ci-dessous.

Modele facture débours auto entrepreneur 2020 gratuit

Modèle de mandat de débours et de facture de débours auto-entrepreneur

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Faire établir les factures fournisseurs au nom du client

Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom du client par le fournisseur, et non à votre nom à vous. N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas déduire ces achats de votre CA.

En effet, cette facture fournisseur au nom du client est obligatoire pour que la méthode des débours puisse être utilisée.

Faire apparaître les sommes avancées au centime près sur la facture de l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur devra établir une facture à son client qui fera apparaître l’opération de débours. Il faudra reporter, au centime près, les frais de débours sur la facture émise par l’auto-entrepreneur.

Il est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

La facture de l’auto-entrepreneur mentionnera également le nom du fournisseur et le n° de facture émise par le fournisseur au nom et pour le compte du client final.

Transmettre tous les justificatifs des frais de débours avec la facture finale

L’auto-entrepreneur devra fournir à son client toutes les preuves des achats réalisés dans le cadre de l’opération de débours (factures, tickets de caisse, etc.). Cela permet de justifier les sommes que le client doit lui rembourser au titre des débours, et de distinguer ce que le client lui doit au titre de sa prestation.

Il transmettra donc ces justificatifs en annexes de sa propre facture à son client.

Conserver une copie des justificatifs des débours pour la comptabilité

Enfin, l’auto-entrepreneur devra conserver une copie des justificatifs des frais de débours, en annexe de sa propre facture, pour la comptabilité de son auto-entreprise. Ces pièces justificatives seront nécessaires en cas de contrôle, pour justifier les montants de chiffre d’affaires déclarés différents des sommes effectivement encaissées sur son compte bancaire.

Il convient donc de remettre la facture originale du fournisseur au client, et d’en faire une copie que l’auto-entrepreneur conservera précieusement avec sa propre facture. Pour rappel, toutes les factures doivent être conservées 10 ans.

La comptabilité des frais de débours auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur devra enregistrer dans ses livres de recettes les sommes remboursées par ses clients dans le cadre des frais de débours. Il faudra indiquer clairement “débours” dans son livre de recettes, à côté des sommes correspondantes.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’URSSAF après déduction des débours.

Modèle de facture auto-entrepreneur avec frais de débours

Pour vous assurer de facturer correctement ces frais de débours, nous avons réalisé un modèle de facture auto-entrepreneur incluant des frais de débours. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle de facture en cliquant sur le lien ci-dessous.

Modele facture débours auto entrepreneur 2020 gratuit

Modèle de mandat de débours et de facture de débours auto-entrepreneur

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Vous pouvez également utiliser notre logiciel de gestion auto-entrepreneur. Celui-ci vous permettra également d’ajouter à vos factures des lignes “frais de débours”. Une version gratuite est disponible, alors n’hésitez pas à l’essayer !

Liste des frais de débours permettant de déduire certaines charges à l’auto-entrepreneur

Tous les frais d’une auto-entreprise ne peuvent pas être considérés comme des débours. Il est par conséquent important de faire la différence entre les frais de fonctionnement, qui ne seront pas déductibles, et les frais de débours qui eux le seront.

Frais de débours ou frais de fonctionnement ?

Pour faire simple, les frais de débours sont des frais avancés pour le compte d’un client, tandis que les frais de fonctionnement sont inhérents à l’activité de l’auto-entrepreneur.

Par exemple, l’achat d’outillages pour effectuer des travaux ne sont pas des frais de débours mais des frais de fonctionnement : il s’agit d’un investissement et l’auto-entrepreneur conservera son outillage. En revanche, les matériaux achetés pour réaliser une prestation chez un client peuvent être considérés comme des frais de débours, s’ils en remplissent les conditions expliquées plus haut.

Certains frais, par leur nature, ne pourront jamais être considérés comme des frais de débours. C’est le cas par exemple des frais de déplacement comme les indemnités kilométriques ou un plein d’essence. En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client.

En revanche, un billet d’avion ou de train, ou encore une nuit à l’hôtel peuvent être considérés comme des frais de débours si vous pouvez obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.

Liste non exhaustive des frais de débours déductibles du chiffre d’affaires

Voici les principaux cas dans lesquels les frais engagés pour vos clients peuvent faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une opération de débours :

  • L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de service : matériaux, petits équipements, matériels, produits d’entretiens, pots de peinture, etc.
  • L’achat de matières premières nécessaires pour réaliser votre prestation : tissus, aliments à cuisiner (pour un traiteur à domicile par exemple), etc.
  • Les frais de port dans le cadre d’une livraison de vos produits à domicile, à condition de pouvoir obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
  • Certains frais de déplacement : billets d’avion ou de train, nuit d’hôtel, etc.

De manière générale, dès lors que vous pouvez obtenir un justificatif (facture, ticket de caisse, etc.) au nom de votre client final, il vous sera possible de vous faire rembourser ces frais par votre client et de ne pas inclure ces sommes dans votre chiffre d’affaires à déclarer.

Dès lors que vous disposez d’une facture au nom de votre client de la part d’un fournisseur ou prestataire externe, vous pouvez utiliser la méthode des débours.

Modele facture débours auto entrepreneur 2020 gratuit

Modèle de mandat de débours et de facture de débours auto-entrepreneur

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FAQ : Les frais de débours

💡 Qu'est-ce que sont les frais de débours auto-entrepreneur ?

Les frais de débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte de son client par l'auto-entrepreneur. Il s'agit d'une avance qui sera remboursée par le client au centime près. Les frais de débours ne constituent pas du chiffre d'affaires pour l'auto-entrepreneur. Ils peuvent donc être déduits pour les différentes déclarations de CA à l'URSSAF et aux impôts.

💰 Comment facturer les débours en tant qu'auto-entrepreneur ?

Pour qu'ils puissent être considérés comme tels, les frais de débours doivent être facturés en respectant plusieurs règles. L'auto-entrepreneur doit obtenir un accord écrit de son client, les factures des frais avancés doivent être établie au nom et pour le compte du client, et l'auto-entrepreneur devra demander le remboursement de ces frais au centime près (aucune marge ne pourra être effectuée). Il faudra transmettre au client la facture fournisseur à son nom, et en conserver une copie.

🛒 Quelles dépenses peuvent faire l'objet de frais de débours ?

Dès lors que vous pouvez disposer d'une facture ou d'un justificatif au nom de votre client, la méthode des débours est applicable. En revanche, certaines dépenses ne pourront pas être considérées comme des débours. C'est le cas par exemple de certains frais de déplacement (indemnité kilométrique ou plein d'essence).

👍 Quels sont les avantages des débours pour l'auto-entrepreneur ?

Le principal avantage des débours, c'est qu'il ne sont pas considérés comme du chiffre d'affaires. La méthode des débours permet donc à l'auto-entrepreneur de déduire certains frais et achats de son chiffre d'affaires à déclarer.

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