Comment facturer des frais de débours en tant qu’Auto-Entrepreneur ?
Pourtant peu connus, les frais de débours peuvent s’avérer très utiles pour les auto-entrepreneurs. C’est une méthode permettant de déduire certains frais de son chiffre d’affaires en tant qu’auto-entrepreneur, ce qui est en principe impossible.
Souvent, les indépendants doivent avancer certains frais engagés au nom et pour le compte de leurs clients, afin de pouvoir réaliser leur mission. Si tel est votre cas, vous avez probablement la possibilité de facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur à vos clients.
Vous pourrez alors déduire de votre chiffre d’affaires à déclarer ces fameux frais de débours. Vous n’aurez donc pas de cotisations sociales ou d’impôt à payer sur les frais avancés à vos clients, que ces derniers vous rembourseront.
Toutefois, il convient de respecter certaines règles, notamment concernant la facturation des frais de débours auto-entrepreneur à vos clients, afin que vous puissiez les déduire de votre chiffre d’affaires en toute légalité. On vous explique tout ça dans cet article !
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Sommaire : Les frais de débours en auto-entreprise
Qu’est-ce que les frais de débours auto-entrepreneur ?
- La notion de débours en auto-entreprise
- Frais de débours : quels avantages pour l’auto-entrepreneur ?
Comment facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur ?
- Les règles de facturation des frais de débours auto-entrepreneur
- La comptabilité applicable aux débours de l’auto-entrepreneur
- Exemple et modèle de facture de débours auto-entrepreneur
La liste des frais de débours possibles en auto-entreprise
- Bien distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement
- La liste des principaux frais de débours auto-entrepreneur
Faut-il faire des notes de frais en tant qu’auto-entrepreneur ?
- Qu’est-ce qu’une note de frais ?
- Un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser ses notes de frais ?
FAQ : Ce qu’il faut sur les frais de débours auto-entrepreneur
Frais de débours auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?
Avant de vous démontrer leurs avantages, voici tout d’abord quelques explications sur ce que sont exactement que les frais de débours pour un auto-entrepreneur.
La notion de débours pour les auto-entrepreneurs
Les frais de débours, ou débours, sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client de l’auto-entrepreneur par ce dernier.
L’auto-entrepreneur avance à son client les frais nécessaires pour réaliser sa mission ou exécuter sa prestation. Il demande ensuite le remboursement de ces sommes à son client.
En effet, dans le cadre de son activité, l’auto-entrepreneur peut être amené à avancer certains frais à ses clients.
C’est par exemple le cas de l’auto-entrepreneur dans le bâtiment : il doit poser du carrelage chez un client, et s’occupe d’acheter les matériaux pour le compte de son client. Le fournisseur établit la facture des matériaux au nom du client final, ce qui permettra à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser cette somme par le client.
ⓘ ATTENTION !
Le remboursement des frais de débours par le client se fait au centime près. Le montant remboursé par le client à l’auto-entrepreneur doit être strictement identique à celui de la facture fournie par le fournisseur.
Il faudra également que la facture fournisseur soit établie au nom du client et non à celui de l’auto-entrepreneur.
Enfin, ne s’agissant pas de refacturation, et il est donc impossible pour l’auto-entrepreneur de prendre une marge sur des frais de débours.
Les avantages des frais de débours pour l’auto-entrepreneur et son client
Les frais de débours offrent plusieurs avantages, à la fois pour l’auto-entrepreneur mais aussi pour ses clients.
Ils sont déductibles du chiffres d’affaires pour l’auto-entrepreneur
S’il est en principe impossible de déduire ses charges en tant qu’auto-entrepreneur, les frais de débours sont une exception à cette règle !
Normalement, un auto-entrepreneur doit toujours déclarer à l’Urssaf ou aux impôts l’intégralité des sommes qu’il encaisse, afin de payer ses cotisations sociales et impôts sur l’ensemble de son chiffre d’affaires.
Le grand intérêt des frais de débours, c’est qu’ils permettent une entorse à cette règle : l’auto-entrepreneur pourra déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires !
En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, l’article 267 du Code Général des Impôts les exclus de la base d’imposition.
Les auto-entrepreneurs peuvent donc déduire, lors de leurs déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF et pour leur déclaration d’impôt sur le revenu, les sommes remboursées par leurs clients au titre des frais de débours.
La responsabilité concernant les matériels, matériaux ou produits fournis n’incombe pas à l’auto-entrepreneur
L’auto-entrepreneur ne joue qu’un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et son client. Par conséquent, en cas de problème, de vice ou de défaut sur les biens ou services faisant l’objet des frais de débours, ce n’est pas à lui qu’en incombe la responsabilité. La responsabilité pèse en effet sur le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client.
En quelque sorte, vous n’aurez pas l’obligation légale d’assurer le service “après-vente” sur les biens et services de vos frais de débours, celui-ci sera assuré directement par le fournisseur.
Les avantages pour le client de l’auto-entrepreneur
La méthode des débours est également avantageuse pour le client final.
En premier lieu, il bénéficie de la garantie et des services après-vente du fournisseur directement. C’est plus rassurant plutôt que d’avoir à compter sur l’auto-entrepreneur en cas de problème sur les matériaux ou équipements fournis.
Il est également assuré que les matériaux ou matériels fournis lui ont été facturés sans surcoûts. Il rembourse exactement le même prix à l’auto-entrepreneur que le prix pratiqué par le fournisseur initialement. Peut-être même qu’il pourra bénéficier de prix avantageux grâce au fait que ce soit l’auto-entrepreneur qui achète et non lui directement.
Enfin, si le client final est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les matériels et matériaux fournis, puisqu’il disposera de la facture fournisseur établie en son nom. Cela n’aurait pas été le cas si c’était l’auto-entrepreneur qui lui avait directement facturé, puisque l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA (sauf s’il a dépassé les seuils de franchise en base de TVA).
Comment facturer des frais de débours auto-entrepreneur ?
Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faudra respecter certaines règles concernant leur facturation.
Nous vous expliquerons également comment enregistrer les frais de débours dans votre comptabilité auto-entrepreneur.
Vous retrouverez également un modèle de facture auto-entrepreneur incluant des frais de débours à télécharger gratuitement.
Facturer des débours en auto-entreprise : les règles à respecter
Plusieurs règles doivent être respectées pour facturer des frais de débours auto-entrepreneur en toute légalité.
La signature d’un accord écrit avec votre client : le mandat de débours
Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précisera, tel un contrat, la nature des achats à réaliser ainsi que le budget maximum à allouer pour ceux-ci.
Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.
Ce document écrit est généralement appelé “mandat de débours”. Nous avons préparé un modèle de mandat de débours que vous pouvez télécharger gratuitement en suivant le lien ci-dessous.
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Faites établir les factures fournisseurs au nom de votre client
Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom de votre client par le fournisseur, et non à votre nom à vous.
N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas déduire ces achats de votre CA. En effet, une facture fournisseur au nom du client est obligatoire pour que la méthode des débours puisse être utilisée.
Sans facture au nom de votre client, les dépenses engagées ne peuvent être considérées comme des débours. Elles seront dans ce cas considérées comme des charges non déductibles de votre CA.
Veillez donc à toujours demander à votre fournisseur ou au prestataire une facture au nom de votre client et non à votre propre nom ou celui de votre auto-entreprise.
Reportez au centime près les frais de débours sur votre facture auto-entrepreneur
En tant qu’auto-entrepreneur, vous allez devoir établir une facture pour votre client. Votre facture devra faire apparaître l’opération de débours.
Vous devrez donc, sur votre propre facture, reporter au centime près l’ensemble des frais de débours qui ont été avancés et dont vous demandez le remboursement.
Il est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.
La facture de l’auto-entrepreneur mentionnera également le nom du fournisseur et le n° de facture émise par le fournisseur au nom et pour le compte du client final.
Transmettez à votre client les factures fournisseurs établies à son nom
En plus de votre propre facture auto-entrepreneur, vous devrez aussi fournir à votre client toutes les preuves des dépenses et achats réalisés dans le cadre de l’opération de débours (factures, tickets de caisse, etc.).
Cela permet de justifier les sommes que le client doit vous rembourser au titre des débours, et de distinguer ce que le client vous doit au titre de votre prestation.
Transmettez donc ces justificatifs en annexes de votre propre facture à votre client.
Conservez une copie des justificatifs de débours pour votre comptabilité
Enfin, n’oubliez pas de conserver un duplicata ou une copie des factures et justificatifs établis au nom de votre client. Vous archiverez ce justificatif en annexe de votre propre facture.
En effet, les factures fournisseurs aux noms de vos clients sont des pièces comptables qui doivent être conservées. En cas de contrôle, elles permettront de justifier les différences entre les sommes encaissées sur votre compte bancaire dédié à l’auto-entreprise et le chiffre d’affaires que vous avez réellement déclaré.
Il convient donc de remettre la facture originale du fournisseur au client, et d’en faire une copie que l’auto-entrepreneur conservera précieusement avec sa propre facture. Pour rappel, toutes les factures doivent être conservées 10 ans.
La comptabilité des frais de débours auto-entrepreneur
Toutes les sommes encaissées par un auto-entrepreneur doivent être enregistrées dans un livre de recettes servi au jour le jour. Il s’agit d’une des principales obligations comptables de l’auto-entrepreneur.
Vous devrez donc ajouter dans votre livre de recettes les lignes correspondant aux remboursements des frais de débours par vos clients. Vous devrez en outre préciser la nature de la recette en indiquant clairement qu’il s’agit de remboursements de débours.
Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’Urssaf ou aux impôts après déduction des débours.
Modèle de facture avec des frais de débours auto-entrepreneur
Pour vous aider à respecter la réglementation concernant la facturation des frais de débours, nous mettons à votre disposition un modèle de facture auto-entrepreneur incluant la facturation de frais de débours. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle de facture de débours auto-entrepreneur ci-dessous.
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La liste des frais de débours possibles en auto-entreprise
Toutes les charges d’un auto-entrepreneur ne pourront pas être considérées comme des débours. En effet, il faut bien faire la différence entre les frais de fonctionnement, qui ne seront pas déductibles, et les frais de débours qui eux le seront.
Frais de débours ou frais de fonctionnement : comment les différencier ?
Il est important de bein distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement. Seuls les débours peuvent être déduits du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.
Frais de débours auto-entrepreneur
Pour faire simple, les frais de débours sont des frais avancés pour le compte d’un client, et indispensables pour réaliser une mission ou une prestation.
Ces frais sont facturés à votre client par le fournisseur, mais c’est vous qui les payez à ce dernier. Vous demandez ensuite le remboursement des frais avancés à votre client.
Par exemple : les matériaux de construction et fournitures nécessaires pour exécuter des travaux de rénovation d’une salle de bain (carrelage, quincaillerie, plomberie, etc.).
Frais de fonctionnement et charges d’exploitation
Les frais de fonctionnement sont, quant à eux, inhérents à l’activité de l’auto-entrepreneur. Il s’agit dans certains cas de dépenses accessoires que vous facturez directement à vos clients, car vous êtes obligés d’effectuer ces dépenses pour pouvoir assurer votre mission.
Par exemple, l’achat d’outillages pour effectuer des travaux ne sont pas des frais de débours mais des frais de fonctionnement : il s’agit d’un investissement et l’auto-entrepreneur conservera son outillage.
Certains frais, par leur nature, ne pourront jamais être considérés comme des frais de débours. C’est le cas par exemple des frais de déplacement comme les indemnités kilométriques ou un plein d’essence. En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client.
C’est également souvent le cas pour les billets de train ou d’avion, ou encore les frais d’hébergement, pour lesquels vous pourrez difficilement obtenir une facture au nom de votre client.
Liste non exhaustive des principaux frais de débours déductibles du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur
Voici les principaux cas dans lesquels les frais engagés pour vos clients peuvent faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une opération de débours :
- L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de service : matériaux, petits équipements, matériels, produits d’entretiens, pots de peinture, etc.
- L’achat de matières premières nécessaires pour réaliser votre prestation : tissus, aliments à cuisiner (pour un traiteur à domicile par exemple), etc.
- Les frais de port dans le cadre d’une livraison de vos produits à domicile, à condition de pouvoir obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
- Certains frais de déplacement : billets d’avion ou de train, nuit d’hôtel, etc. Toujours dans l’hypothèse où vous pouvez obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
De manière générale, dès lors que vous pouvez obtenir un justificatif (facture, ticket de caisse, etc.) au nom de votre client final, il vous sera possible de vous faire rembourser ces frais par votre client et de ne pas inclure ces sommes dans votre chiffre d’affaires à déclarer.
Dès lors que vous disposez d’une facture au nom de votre client de la part d’un fournisseur ou prestataire externe, vous pouvez utiliser la méthode des débours.
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Un auto-entrepreneur doit-il faire une note de frais ?
De nombreux auto-entrepreneurs se questionnent sur les notes de frais. Voici quelques explications complémentaires à ce sujet.
Qu’est-ce qu’une note de frais exactement ?
En principe, une note de frais est un document sur lequel un salarié ou un dirigeant récapitule les dépenses qu’il a effectué à titre personnel pour les besoins de l’entreprise. Il fourni ensuite à l’entreprise la note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses engagées afin de se faire rembourser.
Un auto-entrepreneur qui effectue, pour le compte de son auto-entreprise, des dépenses avec son compte bancaire personnel pourrait éventuellement se faire une note de frais afin de se faire rembourser ces dépenses.
Cependant, puisqu’il n’est pas possible pour un auto-entrepreneur de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, cela n’aurait pas vraiment de grand intérêt.
Un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser une note de frais et la déduire de son chiffre d’affaires ?
Un auto-entrepreneur qui avance, pour le compte de sa propre auto-entreprise, des frais professionnels pourra décider de se rembourser en effectuant un virement depuis son compte bancaire dédié vers son compte bancaire personnel.
En revanche, puisqu’il n’a pas la possibilité de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, ces frais ne seront pas déduits de son CA. En effet, le régime fiscal applicable à la micro-entreprise interdit toutes déductions de charges.
Pour pouvoir déduire ses frais professionnels, il faudra que l’auto-entrepreneur envisage de changer de statut, en basculant par exemple en EURL ou SASU.
Dans ce cas, l’établissement de notes de frais sera très important. Cela permettra en effet :
- d’éviter de considérer les remboursements de frais comme de la rémunération en tant que dirigeant ;
- à la société de récupérer la TVA payée sur ces frais professionnels par le dirigeant ;
- de déduire ces frais du chiffre d’affaires de la société afin de calculer le bénéfice imposable.
Si vous basculez en société, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais afin d’en faciliter le suivi.
F.A.Q. : Tout savoir sur les frais de débours auto-entrepreneur
💡 Qu'est-ce que sont les frais de débours auto-entrepreneur ?
Les frais de débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte de son client par l'auto-entrepreneur. Il s'agit d'une avance qui sera remboursée par le client au centime près. Les frais de débours ne constituent pas du chiffre d'affaires pour l'auto-entrepreneur. Ils peuvent donc être déduits pour les différentes déclarations de CA à l'URSSAF et aux impôts.
💰 Comment facturer les débours en tant qu'auto-entrepreneur ?
Pour qu'ils puissent être considérés comme tels, les frais de débours doivent être facturés en respectant plusieurs règles. L'auto-entrepreneur doit obtenir un accord écrit de son client, les factures des frais avancés doivent être établie au nom et pour le compte du client, et l'auto-entrepreneur devra demander le remboursement de ces frais au centime près (aucune marge ne pourra être effectuée). Il faudra transmettre au client la facture fournisseur à son nom, et en conserver une copie.
🛒 Quelles dépenses peuvent faire l'objet de frais de débours ?
Dès lors que vous pouvez disposer d'une facture ou d'un justificatif au nom de votre client, la méthode des débours est applicable. En revanche, certaines dépenses ne pourront pas être considérées comme des débours. C'est le cas par exemple de certains frais de déplacement (indemnité kilométrique ou plein d'essence).
👍 Quels sont les avantages des débours pour l'auto-entrepreneur ?
Le principal avantage des débours, c'est qu'il ne sont pas considérés comme du chiffre d'affaires. La méthode des débours permet donc à l'auto-entrepreneur de déduire certains frais et achats de son chiffre d'affaires à déclarer.
Bonjour, je suis en création d’entreprise en électricité du bâtiment.
Je vais opter pour le statut micro-entreprise et demander à être assujetti à la TVA dès mon début d’activité. Dans mon activité de travaux de rénovation sur de l’habitat de plus de deux ans, le taux de TVA sera de 10%. Je compte également adopter les débours pour ne pas augmenter de façon artificielle mon CA. Seulement mes client ne pourront pas bénéficier des 10% de TVA sur l’achat de fournitures (fils, protections électriques, tableaux etc.) ou alors il existe une façon avec les débours pour que les clients puissent bénéficier de la TVA à 10% sur ces achats?
Bonjour,
Si vous optez pour les frais de débours, les matériaux qui font l’objet de ces débours sont facturés au client final (votre client). Il ne sont donc pas directement inclus dans votre facture, et sont donc, de facto, exclus de la TVA à taux réduit. La TVA sera donc de 20% sur les équipements et matériaux refacturés à vos clients via la méthode des frais de débours.
La seule solution serait de facturer normalement ces équipements et matériaux à votre client, comme si c’était vous qui les fournissiez. Dans ce cas, vous pourriez bénéficier du seuil applicable aux activités mixtes soit 188 700 € de CA HT maximum au global, dont 77 700 € HT maximum pour les prestations (main d’oeuvre).
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour, notre entreprise (EURL) fait intervenir des consultants en sous-traitance chez nous clients. Ces derniers ont des frais de déplacement divers avec des taux variables selon la nature de ces frais. Comment doivent-ils nous les facturer, sachant que nous les refacturons à nos clients ? Ces frais doivent -ils être sur leur facture axactement comme sur leur ticket, par exemple HT + TVA (10%) = TTC ? diovent ils appliquer sur leur total dépensé (TTC donc) un taux de TVa de 20%, ce qui correspond à surfacturer ces frais ?
Je précise qu’il existe un contrat de sous-traitance leur demande que sur leur factture, le détail des frais doit correspondre “aux tickets” des dépenses. Merci de votre aide.
Bonjour,
Par défaut, les auto-entrepreneurs ne facturent pas la TVA (art. 293B du CGI – régime de franchise en base de TVA). Ils ne facturent donc pas en TTC (HT+TVA) mais simplement en HT (sans TVA) ou net à payer.
Lorsqu’ils vous refacturent ces frais, ils ne doivent donc pas mentionner HT+TVA s’ils n’ont pas dépassés les seuils de franchise en base de TVA, mais ils mettent plutôt le montant qu’ils ont payé (en TTC de leur côté) en HT sur la facture qu’ils vous adressent.
Par exemple, si un consultant a payé 120€ de frais TTC (100€ HT + 20€ TVA), il doit vous refacturer 120€ HT (s’il n’a pas dépassé les seuils de TVA) ou 120€ TTC (100€ HT + 20€ TVA s’il a dépassé les seuils de TVA).
Autre point important pour vos consultants : s’ils ne peuvent pas vous fournir une facture fournisseur au nom de l’EURL, ces frais qu’ils vous refacturent sont considérés omme du CA à déclarer à l’Urssaf et aux impôts (ils payent donc des cotisations sociales et de l’impôt sur ces frais qu’ils vous refacturent).
En revanche, s’ils obtiennent de la part du fournisseur une facture pour ces frais au nom de votre EURL, alors ils peuvent déduire ces frais de leur CA à déclarer à l’Urssaf et aux impôts (et dans ce cas ils ne payent ni cotisations sociales ni impôts sur ces frais refacturés).
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Je suis Assistante administrative indépendante.
Pour le compte d’un client, je dois réaliser des envois postaux. Je dois avancer les frais d’envoi et mon client m’a indiqué de les mettre sur ma facture de prestation mensuelle pour qu’il me les rembourse.
Comment réaliser cette facturation ?
Dois-je faire une facture au nom de mon client sur le site de la poste et ainsi les facturer en débours ? Ou y a t-il une autre façon de facturer des envois ? J’ai acheté des enveloppes et des timbres, mais j’en ai acheté plus que nécessaire (par exemple, un carnet de 12 timbres pour réaliser plusieurs envois pour plusieurs clients).
Je vous remercie d’avance de votre réponse.
Bonjour,
Pour vos envois postaux, vous avez différents frais : enveloppes, timbres, etc.
Dès lors que pour l’une de ces dépenses, vous pouvez obtenir une facture au nom de votre client, alors celle-ci peut être considérée comme des débours. Les débours doivent faire l’objet d’un accord écrit avec votre client, être facturé par le fournisseur ou prestataire directement au nom de votre client et pas à votre nom, et vous devez refacturer ces sommes au centime près à votre client. Si ces conditions sont réunies, les frais n’entrent pas dans votre CA à déclarer à l’URSSAF.
En revanche, si vous achetez, comme vous semblez l’indiquer, des packs ou carnets qui seront utilisés pour plusieurs clients, il ne s’agit pas alors de frais de débours. Ces frais doivent être facturés en supplément sur votre facture, au prix que vous souhaitez. Je vous invite à facturer au moins à ce prix : prix d’achat / 0,75. Par exemple 1 timbre = 50cts soit 0,5/0,75 = 0,67€ à facturer. Vous éviter ainsi de perdre de l’argent en payant des cotisations sociales sur ces frais ! Car en effet, en l’absence de facture fournisseur au nom de votre client, ces frais doivent être inclus dans le CA déclaré à l’URSSAF.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Je souhaiterais être certaine de bien faire pour mon cas suivant : je suis auto-entrepreneure, et je vais partir en mission pour mon client dans une autre ville pour 3 jours. Dans mon contrat signé avec mon client, il est écrit que les frais dans le cadre d’un déplacement en dehors de ma région pourront faire l’objet de remboursement sur présentation de justificatifs.
Voici les frais que je vais avancer pour cette mission : hébergement (hôtel), repas (midi et soir), métro et taxi.
Une fois la mission terminée, je pensais éditer une facture de ce style pour mon client :
– 1 ligne avec mes frais de débours : hôtel (qui éditera une facture au nom de mon client) -> ces frais ne seront pas inclus dans mon CA
– 1 ligne avec les autres frais (refacturation) : repas, métro et taxi -> ces frais seront inclus dans mon CA
Est-ce que ce que j’écris vous semble bon ?
Autre question : mon contrat stipule que mes frais de déplacement en dehors de ma région me seront remboursés par mon client -> en conséquence, est-ce que l’ensemble de mes dépenses pour ce déplacement sortent de mon CA, même si les factures et tickets de caisse que je collecte ne seront pas au nom de mon client ?
Merci et bonne journée
Bonjour,
Effectivement, pour que vos frais puissent passer en débours, vous devez absolument avoir une facture au nom de votre client de la part du « fournisseur ». Dans votre commentaire, ce que vous écrivez me semble donc juste : seuls les frais d’hôtel peuvent être considérés comme des débours si vous pouvez obtenir une facture au nom de votre client.
Le fait d’avoir un contrat stipulant le remboursement des frais de déplacements ne permet malheureusement pas de considérer ces frais comme des débours, puisque typiquement pour ces frais vous n’avez aucun fournisseur qui pourrait vous faire une facture au nom de votre client.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Je suis juste devenue EI / prestataire de service/ couturière retoucheuse. Si un client m’a demande d’acheter une fermeture pour remplacer une dans sa veste? C’est 3 – 5 € maximum , donc faire un mandat de débours et la facture au nom du client / vu le prix de la fourniture/ n’est pas très pratique. Quelle solution existe pour réaliser cette mission? Merci beaucoup pour votre réponse.
Bonjour,
Dans ce cas, vous pouvez lui facturer vous le prix de la fermeture, mais en faisant une marge suffisante pour couvrir les cotisations sociales. Je vous conseille de diviser le prix d’achat par 0,75 pour avoir une idée du prix minimum à pratiquer pour ne pas perdre de l’argent. Dans votre exemple, pour une fermeture à 5€, ça donnerait un prix de revente minimum de votre côté à 6,67€.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Mon auto- entrepreneur me facture 1200€ de fournitures sans être en mesure de le justifier
Au regard des photos prises sur le chantier, lors des travaux, le coût des fournitures n’excède pas les 200€ euros (raccordement d’eau froide et chauffage sur un tuyau en cuivre au robinet pour moins de 4m).
Ai-je raison ou pas de lui demander un détails de la facturation des fournitures ?
Je vous remercie par avance
Bonjour,
Votre prestataire est libre de fixer ses prix comme il le souhaite. Avez-vous signé un devis au préalable avant le début des travaux ?
Il est également possible que votre prestataire facture plus en fournitures plutôt qu’en main d’oeuvre car les taux de cotisations sociales sont moins élevées sur les fournitures que sur la main d’oeuvre.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour, je suis auto-entrepreneur dans la formation pour animer une formation avec des manuels.
J’ai la possibilité de travailler avec un organisme de formation qui ne peut pas gérer les notes de débours de par leur statut. Mais qui propose de me rembourser les manuels, frais de déplacements et autres en note de frais.
Puis-je accepter ?
Et si j’avance les frais sur mon compte personnel et qu’on me rembourse sur mon compte personnel est-ce possible ? Etant donné que ce n’est pas du chiffre d’affaires.
Merci d’avance pour votre réponse.
Cordialement
Bonjour,
Ces remboursements, en dehors des frais de débours, doivent être intégrés dans votre CA malheureusement. En effet, je suppose que l’organisme vous demandera de faire apparaître ces frais sur vos factures pour vous les rembourser…
Le statut de l’organisme de formation n’est pas un frein à l’utilisation des frais de débours. Par exemple, pour les manuels, vous pouvez demander une facture au nom de l’organisme de formation au fournisseur, et refacturer à l’organisme de formation ces livres au même prix, en lui fournissant la facture fournisseur. Dans ce cas, les livres ne seront pas comptabilisés comme du CA pour vous.
En revanche, pour les déplacements et autres notes de frais, il s’agit bien de sommes qui n’entrent pas dans le cadre des frais de débours, mais qui doivent être considérées comme du CA. En effet, le statut d’auto-entrepreneur ne permet pas de déduire vos frais professionnels de votre CA à déclarer.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour , Artisan maçon, je viens de découvrir ses frais de débours et j’ ai compris comment les facturé…. mais comment se passe la partie comptabilité ?
Merci d ‘avance
Bonjour,
Dans votre comptabilité, séparez bien la partie main d’oeuvre de la partie “remboursement de débours” (notamment sur votre livre de recettes).
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour je voulais savoir pour les frais de débours, si mon employeur était d’accord pour me rembourser les frais d’hôtel et de restauration mais que le restaurant n’as voulu ou pu me faire une facture avec le nom de la société. par contre l’hôtel oui. est que le simple ticket de caisse peut suffire ? Et un restaurant ou (autres) a t-il le droit de refuser de faire un facture avec un nom d’entreprise ?
Une dernière question, si le restaurant n’as pas les outils informatique pour faire une facture peut-il quand même la faire manuellement au nom d’une société ?
merci par avance
Bonjour,
Malheureusement, un simple ticket de caisse ne sera pas suffisant pour que ces frais puissent être considérés comme des débours. Un restaurateur doit vous remettre une note obligatoirement, mais il n’est pas obligatoire pour lui de vous fournir une facture. Sur une note, le nom du client n’apparaît pas forcément.
Le restaurateur peut accepter de vous faire une facture, mais dans ce cas celle-ci doit comprendre l’ensemble des mentions obligatoires d’une facture. La facture doit être faite sur un support non modifiable et sur un logiciel conforme à la loi anti-fraude (le restaurateur ne peut pas vous faire une facture sur papier libre, par exemple).
Malheureusement, pour ces raisons, il est généralement impossible de considérer les frais de restaurant comme des frais de débours.
Vous devrez dans ce cas les inclure dans le CA à déclarer (et il convient donc de majorer ces frais afin de couvrir le montant des cotisations sociales à payer dessus). Dans ce genre de situation, le plus simple serait peut-être de prévoir une facturation supplémentaire forfaitaire pour les frais de repas, de déplacements et d’hébergements (car en principe pour ces différents frais il est compliqué d’obtenir une facture au nom de votre client).
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour, merci pour vos informations concernant la facture de debour. Puis-je y recouvrir en tant que EI BNC? Je me demande si j’ai le statut pour ? Je suis Décoratrice d’intérieur et je fais principalement des prestations de conseil, seulement je viens d’être missionnee pour la réalisation d un home staging sur un appartement, ce qui sous entend que je vais devoir réaliser des achats pour mon client et faire une mise en place de la Décoratrice. De ce fait je cherche une solution pour réaliser cette mission de manière légale. Merci d’avance, Marine
Bonjour Marine,
Avec plaisir ! Effectivement, dans votre cas la méthode des débours semble parfaitement applicable et appropriée. Pensez simplement à signer au préalable un mandat de débours avec votre client pour définir précisément le budget et les éléments qui seront achetés par vos soins au nom et pour le compte de votre client.
Excellente journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Prestataire de services je réalise des sites internet en utilisant des plugins que je paie, tous les ans, et que je refacture au client. Je ne fais pas de marge dessus, et c’est au cas par cas, selon les besoins du client (plugin de traduction).
J’ai la facture de l’éditeur de plugin au nom du client avec HT et TTC = ok
Sur ma propre facture pour me faire rembourser ces frais : je mets bien le total que j’ai payé TTC (puisque je ne facture pas de tva, n’en récupère pas, mais que je la paie)
Votre modèle de facture de débours présentant un modèle avec du HT uniquement
Merci de vos éclaircissements
Bonjour,
Effectivement, vous renseignez le montant TTC pour le montant de vos frais de débours, dans la colonne ou c’est normalement le prix HT sur notre modèle de facture. Vous pouvez éventuellement préciser dans la description des frais de débours le montant HT et TTC pour plus de clarté.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour
je viens d’ouvrir un micro entreprise de prestations de service en peinture sur objets décoratif. ma matière première utilisé ( peinture, produit de masquage…) me sers a faire plusieurs clients, puis-je faire une estimation de mes frais de débours par exemple sur une prestation a 60 euros j’estime mes frais de matières première a 15 euros puis je enlever ces 15 euros de mon chiffre d’affaire ? sachant que les factures fournisseur seront au nom de la société et non pas au nom de mon client car je ne peux pas lui facturer 150 euros de matières première pour une prestation a 60euros alors que celle ci me servira a 10 prestations.
merci d’avance.
Bonjour,
Dans votre cas, il ne s’agit pas de frais avancés pour votre client, puisque vous n’obtiendrez pas une facture au nom de votre client. Il s’agit tout simplement de vos frais de fonctionnement, qui ne peuvent pas être comptabilisés en débours pour être déduits de votre CA.
Bien à vous.
bonjour , je suis technicien maintenance j’ai des demandes pour des déplacements et ‘il possible des mettre les frais de restaurations et d’hôtel en frais débours si mes clients accepte d’avoir les factures a leurs noms, et quelle et avantage pour eux
merci de votre réponse
Bonjour,
Si vous avez l’autorisation de vos clients (signez un mandat de débours) et que vous pouvez obtenir des factures pour ces différents frais au nom de votre client, alors vous pouvez en principe appliquer la méthode des débours pour ces frais.
Bien à vous.
Bonjour, je suis développeur en informatique et je dois passer 2 semaines chez mon client aux états unis.
Comment puis-je me faire rembourser les frais d’airbnb et d’avion ?
Merci pour votre aide
Bonjour,
La méthode des débours ne permet pas, en principe, de vous faire rembourser vos frais (airbnb, transports, etc.) car vous ne pouvez pas obtenir de facture au nom de votre client pour ces frais.
Ces frais sont donc à inclure dans votre facture, mais ils seront considérés comme du CA, sur lequel vous aurez des cotisations sociales à payer.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Je viens de passer le seuil de CA et suis maintenant assujetti à la TVA.
Ma question concerne les notes de débours.
Doit-on également collecter et reverser la TVA sur ces frais ?
Merci, par avance, de votre réponse.
Bonjour,
Les débours ne sont pas inclus dans la base d’imposition à la TVA, comme précisé par l’art. 267 du CGI.
Vous ne devez donc pas facturer de TVA supplémentaire à vos clients sur les frais de débours. Vous ne pouvez pas non plus récupérer la TVA payée au fournisseur sur ces frais de débours.
Belle journée,
Bien cordialement.
Bonjour,
Je suis un prestataire de service et mène des enquête pour le compte d’un tribunal qui me donne un budget pré-defini pour chaque mission.
Pour les besoins de certaines missions, je dois donc faire appel à un tiers pour le compte du tribunal.
Je demande donc l’autorisation au tribunal afin d’augmenter le budget pré-defini.
Je ne fais donc aucune marge sur ce prestataire et le refacture au centime près au tribunal.
Peut-on considérer ce prestataire comme des frais de débours ? Et de ce fait, ne pas le compter dans mon CA ?
Merci
Bonjour,
Pour que cela puisse être considéré comme des frais de débours, vous devez en respecter les critères. Vous devrez donc obtenir une facture de votre prestataire au nom du tribunal et non en votre nom à vous. Vous devez également obtenir l’accord préalable du tribunal, et vous devrez respecter un certain formalisme sur vos factures en précisant bien qu’il s’agit de débours (et en fournissant en annexe la facture de votre prestataire à votre client).
Bien à vous.
Qu’en pensez vous à propos des pourboires qu’un client peut bien offrir? Cela ne résulte en aucun cas comme “frais”‘ cela gonfle relativement et objectivement le CA. Mais n’est ils pas toujour un cadeau pour quelques chose que l’on fait apparemment bien?
Je me permet de comprendre
Bonjour,
Les pourboires doivent être déclarés en CA, comme indiqué sur le site de l’Urssaf.
Bonne journée,
Bien à vous.
Bonjour je voudrais effectuer des frais de débours mais un fournisseur m’as dit que si il mettais la facture au nom du client je ne peux pas bénéficier et de mes tarifs entreprise. Comment faire ? Merci d’avance
Bonjour,
Effectivement, avec certains fournisseurs cela peut poser problème pour avoir droit aux tarifs “pro”… Essayez de négocier directement avec le fournisseur pour qu’il puisse quand même vous appliquer le tarif “pro”. Pour pouvoir considérer cela comme des frais de débours, il vous faut absolument une facture fournisseur au nom de votre client.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonjour,
Pour deux de mes spécialités, j’ai besoin d’informations concernant la facturation de certaines prestations.
En tant que dépanneur informatique, si j’ai besoin de changer un disque dur par exemple, je peux donc passer cette facture d’achat au nom de mon client, mais à quelle adresse je me fais livrer le disque dur ?
Ensuite en tant que Webmaster, si je dois acheter un plug-in nécessaire, comme un antivirus ou autres, je peux facturer ce plug-in sous forme de débours ? Et je peux renseigner mon adresse mail pour récupérer le plug-in et l’installer ?
Bonjour,
La règle est simple, dès lors que vous pouvez obtenir une facture au nom de votre client, vous pouvez appliquer la méthode des débours (à condition d’avoir eu l’autorisation préalable de votre client).
L’adresse de livraison ou la manière dont vous récupérez le produit n’empêche en rien l’application de la méthode des débours.
Bien à vous.
Bonjour !
Je dois effectuer plusieurs déplacements professionnels pour me rendre dans les locaux de mon clients et effectuer ma mission. Je dois acheter des billets de train (SNCF) mais il n’est malheureusement pas possible d’obtenir une facture au nom de la société de mon client. Comment puis-je tout de même les faire passer en frais de débours ? Nous avons tout de même convenu d’un mandat de débours (budget à définir mais le client est d’accord pour rembourser les frais avancés).
Merci à vous !
Bonjour,
Malheureusement, si vous ne pouvez pas obtenir de facture au nom de votre client, les sommes engagées pour le compte de votre client ne peuvent pas être considérées comme des débours. Elles seront alors considérées comme des frais que vous pouvez facturer à votre client mais sur lesquels vous paierez également des cotisations sociales (et ces frais feront également “gonfler” artificiellement votre CA, ce qui peut vous faire dépasser plus rapidement les seuils de TVA et du régime auto-entrepreneur).
Bien à vous.
Bonjour,
En tant que formatrice, prestataire de service je tiens un livre chronologique de mes recettes. D’après ce que je lis sur votre site je ne suis pas tenue de tenir un livre de mes dépenses. Merci d’avance pour votre réponse.
ML
Bonjour,
Effectivement, la tenue du registre des achats (ou livre de dépenses) n’est obligatoire que pour les activités d’achat-revente ou de fabrication-vente. Les prestataires de services n’ont pas l’obligation de tenir un registre des achats, même si en terme de gestion cela reste fortement conseillé afin d’apprécier vos marges et la rentabilité de votre activité.
Belle journée,
Bien à vous.
Bonsoir, concernant les prestataires de services j’aurais répondu la même chose que vous Thomas. Mais concernant ceux qui ont dépassé le seuil de CA (34 400) et se retrouvent assujetti à la TVA. Il va bien falloir tenir un livre d’achat pour pouvoir bénéficier de la récupération sur la TVA. Quitte à remuer la machine à gaz, faut bien qu’il y ait aussi un avantage pour les indépendants qui y seront soumis.
Bonjour David,
Même en cas de dépassement des seuils de TVA, la tenue du registre des achats reste facultative. Ce qui fait foi pour la TVA déductible, ce sont les factures des fournisseurs (à conserver pendant 10 ans).
Mais encore une fois, le meilleur réflexe, c’est de tenir un registre des dépenses dès le début de l’activité, que l’on soit soumis ou non à la TVA 😉
Bien à vous.