Comment facturer des frais de débours en tant qu’Auto-Entrepreneur ?

Publié le 25 octobre 2022

Pourtant peu connus, les frais de débours peuvent s’avérer très utiles pour les auto-entrepreneurs. C’est une méthode permettant de déduire certains frais de son chiffre d’affaires en tant qu’auto-entrepreneur, ce qui est en principe impossible.

Souvent, les indépendants doivent avancer certains frais engagés au nom et pour le compte de leurs clients, afin de pouvoir réaliser leur mission. Si tel est votre cas, vous avez probablement la possibilité de facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur à vos clients.

Vous pourrez alors déduire de votre chiffre d’affaires à déclarer ces fameux frais de débours. Vous n’aurez donc pas de cotisations sociales ou d’impôt à payer sur les frais avancés à vos clients, que ces derniers vous rembourseront.

Toutefois, il convient de respecter certaines règles, notamment concernant la facturation des frais de débours auto-entrepreneur à vos clients, afin que vous puissiez les déduire de votre chiffre d’affaires en toute légalité. On vous explique tout ça dans cet article !

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Frais de débours auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?

Avant de vous démontrer leurs avantages, voici tout d’abord quelques explications sur ce que sont exactement que les frais de débours pour un auto-entrepreneur.

La notion de débours pour les auto-entrepreneurs

Les frais de débours, ou débours, sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client de l’auto-entrepreneur par ce dernier.

L’auto-entrepreneur avance à son client les frais nécessaires pour réaliser sa mission ou exécuter sa prestation. Il demande ensuite le remboursement de ces sommes à son client.

En effet, dans le cadre de son activité, l’auto-entrepreneur peut être amené à avancer certains frais à ses clients.

C’est par exemple le cas de l’auto-entrepreneur dans le bâtiment : il doit poser du carrelage chez un client, et s’occupe d’acheter les matériaux pour le compte de son client. Le fournisseur établit la facture des matériaux au nom du client final, ce qui permettra à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser cette somme par le client.

ⓘ ATTENTION !

Le remboursement des frais de débours par le client se fait au centime près. Le montant remboursé par le client à l’auto-entrepreneur doit être strictement identique à celui de la facture fournie par le fournisseur.

Il faudra également que la facture fournisseur soit établie au nom du client et non à celui de l’auto-entrepreneur.

Enfin, ne s’agissant pas de refacturation, et il est donc impossible pour l’auto-entrepreneur de prendre une marge sur des frais de débours.

Les avantages des frais de débours pour l’auto-entrepreneur et son client

Les frais de débours offrent plusieurs avantages, à la fois pour l’auto-entrepreneur mais aussi pour ses clients.

Ils sont déductibles du chiffres d’affaires pour l’auto-entrepreneur

S’il est en principe impossible de déduire ses charges en tant qu’auto-entrepreneur, les frais de débours sont une exception à cette règle !

Normalement, un auto-entrepreneur doit toujours déclarer à l’Urssaf ou aux impôts l’intégralité des sommes qu’il encaisse, afin de payer ses cotisations sociales et impôts sur l’ensemble de son chiffre d’affaires.

Le grand intérêt des frais de débours, c’est qu’ils permettent une entorse à cette règle : l’auto-entrepreneur pourra déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires !

En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, l’article 267 du Code Général des Impôts les exclus de la base d’imposition.

Les auto-entrepreneurs peuvent donc déduire, lors de leurs déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF et pour leur déclaration d’impôt sur le revenu, les sommes remboursées par leurs clients au titre des frais de débours.

La responsabilité concernant les matériels, matériaux ou produits fournis n’incombe pas à l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur ne joue qu’un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et son client. Par conséquent, en cas de problème, de vice ou de défaut sur les biens ou services faisant l’objet des frais de débours, ce n’est pas à lui qu’en incombe la responsabilité. La responsabilité pèse en effet sur le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client.

En quelque sorte, vous n’aurez pas l’obligation légale d’assurer le service “après-vente” sur les biens et services de vos frais de débours, celui-ci sera assuré directement par le fournisseur.

Les avantages pour le client de l’auto-entrepreneur

La méthode des débours est également avantageuse pour le client final.

En premier lieu, il bénéficie de la garantie et des services après-vente du fournisseur directement. C’est plus rassurant plutôt que d’avoir à compter sur l’auto-entrepreneur en cas de problème sur les matériaux ou équipements fournis.

Il est également assuré que les matériaux ou matériels fournis lui ont été facturés sans surcoûts. Il rembourse exactement le même prix à l’auto-entrepreneur que le prix pratiqué par le fournisseur initialement. Peut-être même qu’il pourra bénéficier de prix avantageux grâce au fait que ce soit l’auto-entrepreneur qui achète et non lui directement.

Enfin, si le client final est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les matériels et matériaux fournis, puisqu’il disposera de la facture fournisseur établie en son nom. Cela n’aurait pas été le cas si c’était l’auto-entrepreneur qui lui avait directement facturé, puisque l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA (sauf s’il a dépassé les seuils de franchise en base de TVA).

frais de débours auto-entrepreneur

Comment facturer des frais de débours auto-entrepreneur ?

Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faudra respecter certaines règles concernant leur facturation.

Nous vous expliquerons également comment enregistrer les frais de débours dans votre comptabilité auto-entrepreneur.

Vous retrouverez également un modèle de facture auto-entrepreneur incluant des frais de débours à télécharger gratuitement.

Facturer des débours en auto-entreprise : les règles à respecter

Plusieurs règles doivent être respectées pour facturer des frais de débours auto-entrepreneur en toute légalité.

La signature d’un accord écrit avec votre client : le mandat de débours

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précisera, tel un contrat, la nature des achats à réaliser ainsi que le budget maximum à allouer pour ceux-ci.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.

Ce document écrit est généralement appelé « mandat de débours ». Nous avons préparé un modèle de mandat de débours que vous pouvez télécharger gratuitement en suivant le lien ci-dessous.

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Faites établir les factures fournisseurs au nom de votre client

Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom de votre client par le fournisseur, et non à votre nom à vous.

N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas déduire ces achats de votre CA. En effet, une facture fournisseur au nom du client est obligatoire pour que la méthode des débours puisse être utilisée.

Sans facture au nom de votre client, les dépenses engagées ne peuvent être considérées comme des débours. Elles seront dans ce cas considérées comme des charges non déductibles de votre CA.

Veillez donc à toujours demander à votre fournisseur ou au prestataire une facture au nom de votre client et non à votre propre nom ou celui de votre auto-entreprise.

Reportez au centime près les frais de débours sur votre facture auto-entrepreneur

En tant qu’auto-entrepreneur, vous allez devoir établir une facture pour votre client. Votre facture devra faire apparaître l’opération de débours.

Vous devrez donc, sur votre propre facture, reporter au centime près l’ensemble des frais de débours qui ont été avancés et dont vous demandez le remboursement.

Il est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

La facture de l’auto-entrepreneur mentionnera également le nom du fournisseur et le n° de facture émise par le fournisseur au nom et pour le compte du client final.

Transmettez à votre client les factures fournisseurs établies à son nom

En plus de votre propre facture auto-entrepreneur, vous devrez aussi fournir à votre client toutes les preuves des dépenses et achats réalisés dans le cadre de l’opération de débours (factures, tickets de caisse, etc.).

Cela permet de justifier les sommes que le client doit vous rembourser au titre des débours, et de distinguer ce que le client vous doit au titre de votre prestation.

Transmettez donc ces justificatifs en annexes de votre propre facture à votre client.

Conservez une copie des justificatifs de débours pour votre comptabilité

Enfin, n’oubliez pas de conserver un duplicata ou une copie des factures et justificatifs établis au nom de votre client. Vous archiverez ce justificatif en annexe de votre propre facture.

En effet, les factures fournisseurs aux noms de vos clients sont des pièces comptables qui doivent être conservées. En cas de contrôle, elles permettront de justifier les différences entre les sommes encaissées sur votre compte bancaire dédié à l’auto-entreprise et le chiffre d’affaires que vous avez réellement déclaré.

Il convient donc de remettre la facture originale du fournisseur au client, et d’en faire une copie que l’auto-entrepreneur conservera précieusement avec sa propre facture. Pour rappel, toutes les factures doivent être conservées 10 ans.

comptabilité des débours auto-entrepreneur

La comptabilité des frais de débours auto-entrepreneur

Toutes les sommes encaissées par un auto-entrepreneur doivent être enregistrées dans un livre de recettes servi au jour le jour. Il s’agit d’une des principales obligations comptables de l’auto-entrepreneur.

Vous devrez donc ajouter dans votre livre de recettes les lignes correspondant aux remboursements des frais de débours par vos clients. Vous devrez en outre préciser la nature de la recette en indiquant clairement qu’il s’agit de remboursements de débours.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’Urssaf ou aux impôts après déduction des débours.

Modèle de facture avec des frais de débours auto-entrepreneur

Pour vous aider à respecter la réglementation concernant la facturation des frais de débours, nous mettons à votre disposition un modèle de facture auto-entrepreneur incluant la facturation de frais de débours. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle de facture de débours auto-entrepreneur ci-dessous.

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La liste des frais de débours possibles en auto-entreprise

Toutes les charges d’un auto-entrepreneur ne pourront pas être considérées comme des débours. En effet, il faut bien faire la différence entre les frais de fonctionnement, qui ne seront pas déductibles, et les frais de débours qui eux le seront.

Frais de débours ou frais de fonctionnement : comment les différencier ?

Il est important de bein distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement. Seuls les débours peuvent être déduits du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.

Frais de débours auto-entrepreneur

Pour faire simple, les frais de débours sont des frais avancés pour le compte d’un client, et indispensables pour réaliser une mission ou une prestation.

Ces frais sont facturés à votre client par le fournisseur, mais c’est vous qui les payez à ce dernier. Vous demandez ensuite le remboursement des frais avancés à votre client.

Par exemple : les matériaux de construction et fournitures nécessaires pour exécuter des travaux de rénovation d’une salle de bain (carrelage, quincaillerie, plomberie, etc.).

Frais de fonctionnement et charges d’exploitation

Les frais de fonctionnement sont, quant à eux, inhérents à l’activité de l’auto-entrepreneur. Il s’agit dans certains cas de dépenses accessoires que vous facturez directement à vos clients, car vous êtes obligés d’effectuer ces dépenses pour pouvoir assurer votre mission.

Par exemple, l’achat d’outillages pour effectuer des travaux ne sont pas des frais de débours mais des frais de fonctionnement : il s’agit d’un investissement et l’auto-entrepreneur conservera son outillage.

Certains frais, par leur nature, ne pourront jamais être considérés comme des frais de débours. C’est le cas par exemple des frais de déplacement comme les indemnités kilométriques ou un plein d’essence. En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client.

C’est également souvent le cas pour les billets de train ou d’avion, ou encore les frais d’hébergement, pour lesquels vous pourrez difficilement obtenir une facture au nom de votre client.

Liste non exhaustive des principaux frais de débours déductibles du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur

Voici les principaux cas dans lesquels les frais engagés pour vos clients peuvent faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une opération de débours :

  • L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de service : matériaux, petits équipements, matériels, produits d’entretiens, pots de peinture, etc.
  • L’achat de matières premières nécessaires pour réaliser votre prestation : tissus, aliments à cuisiner (pour un traiteur à domicile par exemple), etc.
  • Les frais de port dans le cadre d’une livraison de vos produits à domicile, à condition de pouvoir obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
  • Certains frais de déplacement : billets d’avion ou de train, nuit d’hôtel, etc. Toujours dans l’hypothèse où vous pouvez obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.

De manière générale, dès lors que vous pouvez obtenir un justificatif (facture, ticket de caisse, etc.) au nom de votre client final, il vous sera possible de vous faire rembourser ces frais par votre client et de ne pas inclure ces sommes dans votre chiffre d’affaires à déclarer.

Dès lors que vous disposez d’une facture au nom de votre client de la part d’un fournisseur ou prestataire externe, vous pouvez utiliser la méthode des débours.

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Un auto-entrepreneur doit-il faire une note de frais ?

De nombreux auto-entrepreneurs se questionnent sur les notes de frais. Voici quelques explications complémentaires à ce sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais exactement ?

En principe, une note de frais est un document sur lequel un salarié ou un dirigeant récapitule les dépenses qu’il a effectué à titre personnel pour les besoins de l’entreprise. Il fourni ensuite à l’entreprise la note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses engagées afin de se faire rembourser.

Un auto-entrepreneur qui effectue, pour le compte de son auto-entreprise, des dépenses avec son compte bancaire personnel pourrait éventuellement se faire une note de frais afin de se faire rembourser ces dépenses.

Cependant, puisqu’il n’est pas possible pour un auto-entrepreneur de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, cela n’aurait pas vraiment de grand intérêt.

Un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser une note de frais et la déduire de son chiffre d’affaires ?

Un auto-entrepreneur qui avance, pour le compte de sa propre auto-entreprise, des frais professionnels pourra décider de se rembourser en effectuant un virement depuis son compte bancaire dédié vers son compte bancaire personnel.

En revanche, puisqu’il n’a pas la possibilité de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, ces frais ne seront pas déduits de son CA. En effet, le régime fiscal applicable à la micro-entreprise interdit toutes déductions de charges.

Pour pouvoir déduire ses frais professionnels, il faudra que l’auto-entrepreneur envisage de changer de statut, en basculant par exemple en EURL ou SASU.

Dans ce cas, l’établissement de notes de frais sera très important. Cela permettra en effet :

  • d’éviter de considérer les remboursements de frais comme de la rémunération en tant que dirigeant ;
  • à la société de récupérer la TVA payée sur ces frais professionnels par le dirigeant ;
  • de déduire ces frais du chiffre d’affaires de la société afin de calculer le bénéfice imposable.

Si vous basculez en société, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais afin d’en faciliter le suivi.

F.A.Q. : Tout savoir sur les frais de débours auto-entrepreneur

💡 Qu'est-ce que sont les frais de débours auto-entrepreneur ?

Les frais de débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte de son client par l'auto-entrepreneur. Il s'agit d'une avance qui sera remboursée par le client au centime près. Les frais de débours ne constituent pas du chiffre d'affaires pour l'auto-entrepreneur. Ils peuvent donc être déduits pour les différentes déclarations de CA à l'URSSAF et aux impôts.

💰 Comment facturer les débours en tant qu'auto-entrepreneur ?

Pour qu'ils puissent être considérés comme tels, les frais de débours doivent être facturés en respectant plusieurs règles. L'auto-entrepreneur doit obtenir un accord écrit de son client, les factures des frais avancés doivent être établie au nom et pour le compte du client, et l'auto-entrepreneur devra demander le remboursement de ces frais au centime près (aucune marge ne pourra être effectuée). Il faudra transmettre au client la facture fournisseur à son nom, et en conserver une copie.

🛒 Quelles dépenses peuvent faire l'objet de frais de débours ?

Dès lors que vous pouvez disposer d'une facture ou d'un justificatif au nom de votre client, la méthode des débours est applicable. En revanche, certaines dépenses ne pourront pas être considérées comme des débours. C'est le cas par exemple de certains frais de déplacement (indemnité kilométrique ou plein d'essence).

👍 Quels sont les avantages des débours pour l'auto-entrepreneur ?

Le principal avantage des débours, c'est qu'il ne sont pas considérés comme du chiffre d'affaires. La méthode des débours permet donc à l'auto-entrepreneur de déduire certains frais et achats de son chiffre d'affaires à déclarer.

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