Comptabilité des Auto-Entrepreneurs : Le Guide Complet

par | 9, Nov 2018 | Comptabilité, Fiches Pratiques

Comment faire ma comptabilité en micro-entreprise ? Dois-je faire appel à un expert-comptable pour la comptabilité de mon auto-entreprise ? Quelles sont les obligations comptables d’un auto-entrepreneur ? Ces questions sont récurrentes lorsque l’on crée sa micro-entreprise.

Avant tout, il faut préciser qu’un auto-entrepreneur a une comptabilité bien spécifique. On parle d’une comptabilité simplifiée ou allégée car les auto-entrepreneurs bénéficient du régime micro-fiscal (Micro-BIC ou Micro-BNC).

Cette simplification se caractérise en premier lieu par l’absence d’obligation d’effectuer un bilan comptable et d’envoyer à l’administration fiscale la fameuse “liasse fiscale”.

Cependant, même si un auto-entrepreneur n’a pas l’obligation de produire un bilan, il doit tout de même respecter certaines obligations en matière de comptabilité : ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité, créer des devis et factures comportants certaines mentions obligatoires, tenir un livre de recettes et selon l’activité un registre des achats, conserver toutes ses factures…

Nous avons décortiqué pour vous toutes les obligations comptables des auto-entrepreneurs afin que vous puissiez vous assurer de respecter la réglementation en matière de comptabilité pour votre micro-entreprise.

Nous vous invitons également à télécharger notre guide complet sur le statut auto-entrepreneur en suivant le lien ci-dessous !

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Avant d’aller plus loin, téléchargez gratuitement notre guide 2019 sur l’auto-entreprise au format PDF en répondant à notre questionnaire !

Nous y abordons : la validation de l’idée/du projet, les démarches de création, des conseils pour gérer efficacement son auto-entreprise, 7 stratégies pour trouver des clients, et bien d’autres informations importantes (assurance, protection sociale, retraite, etc.).

La comptabilité auto-entrepreneur résumée en 1 minute

Découvrez la vidéo réalisée par les experts de Mon-AutoEntreprise.fr qui résume vos obligations comptables en tant qu’auto-entrepreneur en moins d’une minute !

Découvrez en une infographie les 4 obligations comptables des auto-entrepreneurs

Le compte bancaire dédié à l’activité auto-entrepreneur

Dois-je ouvrir un compte bancaire pour mon auto-entreprise ? Un compte bancaire professionnel est-il obligatoire pour les auto-entrepreneurs ? La banque m’impose d’ouvrir un compte professionnel, est-ce normal ? Pourquoi dois-je ouvrir un compte bancaire dédié à ma micro-entreprise ? Voici les questions récurrentes que se posent les micro-entrepreneurs au démarrage de l’activité, et c’est normal !

Est-il obligatoire d’ouvrir un compte bancaire dédié pour votre activité auto-entrepreneur ?

Tout d’abord, nous vous confirmons qu’effectivement l’ouverture d’un compte bancaire dédié à l’activité auto-entrepreneur est obligatoire. Vous disposez au maximum d’1 an pour ouvrir un compte bancaire dédié à l’activité.

Nous tenons cependant à vous rappeler que le compte bancaire dédié à l’activité auto-entrepreneur n’est pas obligatoirement un compte qualifié de “professionnel” par les établissements bancaires. Vous pouvez donc tout à fait ouvrir un compte classique (un compte courant par exemple), du moment que l’ensemble des transactions financières apparaissant sur ce compte sont bien liées uniquement à l’activité auto-entrepreneur.

Vous avez la possibilité d’ouvrir un compte auprès d’une banque classique (avec un agence physique) ou encore d’ouvrir un compte auprès d’une banque en ligne comme Monabanq, Boursorama, Anytime ou encore Qonto, pour n’en citer que quelques unes.

À NOTER :

La loi PACTE, adoptée en 2019, supprime l’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié pour les auto-entrepreneurs réalisant moins de 10000€ de chiffre d’affaires annuel pendant 2 années consécutives. Ainsi, l’ouverture d’un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise sera obligatoire uniquement si vous dépassez 10000€ HT de chiffre d’affaires annuel 2 années de suite. Retrouvez toutes les informations sur les nouveautés du régime auto-entrepreneur en 2019 ici.

Comment choisir la banque pour ouvrir mon compte bancaire auto-entrepreneur ?

Vous devez choisir la banque la plus adaptée à vos besoins. Réfléchissez donc bien aux modes de paiements que vous allez proposer à vos clients (notamment l’utilisation d’un Terminal de Paiement Électronique pour le paiement par carte bancaire), à la possibilité ou non de déposer des chèques et de l’espèce sur votre compte, à la possibilité ou non d’encaisser vos ventes et prestations de services à un nom commercial plutôt qu’en votre nom propre, etc.

Ainsi, certaines banques en ligne ne correspondront pas forcément à vos besoins, notamment si vous acceptez les paiements par chèque. La banque N26 par exemple, ne vous permet pas de déposer vos chèques.

Pourquoi ouvrir un compte bancaire dédié à votre micro-entreprise ?

L’obligation d’ouvrir un compte bancaire dédié est une bonne chose car cela permet de bien distinguer les transactions financières professionnelles et personnelles. La gestion comptable de l’activité est donc considérablement simplifiée !

Ce compte bancaire dédié doit donc être utilisé pour toutes les transactions financières (ventes ou achats) liées à l’activité professionnelle de l’auto-entrepreneur. Vous devez notamment utiliser ce compte pour :

  • Encaisser toutes vos recettes de ventes et prestations de services
  • Effectuer toutes vos dépenses et achats liés à l’activité auto-entrepreneur
  • Utiliser les moyens de paiement au nom commercial de votre micro-entreprise (chéquier, TPE, etc.)
  • Obtenir un crédit pour votre activité
  • Effectuer des prélèvements pour votre rémunération, par chèque ou virement sur votre compte personnel

Les factures d’un auto-entrepreneur

Comme tout professionnel, l’auto-entrepreneur doit émettre des factures à ses clients pour chaque vente ou prestation, conformément aux règles communes de facturation. Vous devrez être attentif à bien respecter les mentions obligatoires devant y figurer.

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Pour éviter les erreurs et être sûr de facturer correctement vos clients, téléchargez notre modèle de facture gratuit conforme à la réglementation !

La facturation est-elle obligatoire en auto-entreprise ?

La production d’une facture n’est pas obligatoire dans tous les cas. L’émission et la délivrance d’une facture est obligatoire dans les cas suivants :

  • Lors de toutes prestations ou ventes à un autre professionnel
  • Lors d’une vente à distance à un particulier (vente en ligne ou par correspondance)
  • Lors de toutes prestations de services comprenant l’exécution de travaux immobiliers
  • Lors de toutes prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25€ TTC

 

SANCTIONS EN CAS D’INFRACTION À L’OBLIGATION DE FACTURATION :

L’article L441-4 du Code de Commerce précise que le manquement à l’obligation de facturation peut entraîner des conséquences assez lourdes pouvant aller jusqu’à 75 000 € d’amende, il convient donc de ne pas prendre cette obligation à la légère !

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture auto-entrepreneur ?

Les factures que vous émettez doivent respecter un certain formalisme pour être valable. Elles doivent également comporter certaines mentions obligatoires.

Les mentions obligatoires communes à tous les auto-entrepreneurs :

  • La date d’émission de la facture : c’est-à-dire quand elle a été créée
  • Le numéro de facture : il doit être unique et les numéros de chaque facture forment une séquence chronologique continue, sans rupture
  • La date d’encaissement : c’est-à-dire quand elle a été payée
  • L’identité du client : nom, prénom (dénomination sociale pour un professionnel) et adresse (sauf opposition pour un particulier)
  • Votre identité :
    • nom, prénom, éventuellement nom commercial si vous en avez un
    • numéro SIREN (si vous attendez de recevoir votre numéro SIREN, vous pouvez préciser “Entreprise en cours d’immatriculation, n° SIREN en attente d’attribution”
    • adresse de l’entreprise
    • pour un commerçant : le numéro SIREN doit être suivi de la mention “RCS” et de la ville où se trouve le greffe d’immatriculation
    • pour un artisan : le numéro SIREN doit être suivi de la mention “RM” et du numéro du département d’immatriculation
  • La description du service ou du produit :
    • service : main-d’oeuvre, nature de la prestation, matériaux…
    • produit : marque, volume, taille, références…
  • Le décompte détaillé : détail du prix et de la quantité
  • Le prix prix unitaire hors taxes des produits ou le taux horaire des services
  • Le cas échéant, la majoration du prix : pour les frais de livraison par exemple
  • Le cas échéant, la réduction du prix : solde, ristourne…
  • La mention “TVA non applicable, article 293 B du CGI” : seulement si vous n’avez pas dépassé les seuils de franchise en base de TVA
  • La somme totale à payer hors taxes (et toutes taxes comprises lorsque vous ne bénéficiez plus du régime de franchise en base de TVA)

Lorsque l’auto-entrepreneur ne bénéficie plus du régime de franchise en base de TVA (ce qui est le cas lorsque les seuils du régime de franchise en base sont dépassés), il devra donc émettre des factures avec de la TVA. Par conséquent, plusieurs mentions obligatoires doivent s’ajouter :

  • Les différents taux de TVA applicables et le montant total de TVA correspondant
  • La somme totale à payer hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC)
  • Le numéro de TVA intracommunautaire de l’auto-entreprise et du client professionnel redevable de la TVA (cela n’est pas nécessaire pour les factures inférieures à 150 euros hors taxes)

Les mentions obligatoires pour toutes factures adressées à un professionnel :

  • La date ou le délai de paiement :
    • la date d’exigibilité du paiement de la facture
    • les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (si aucun escompte n’est consenti, mentionnez-le sur vos factures)
  • Le taux des pénalités de retard exigibles en cas de non paiement à la date d’échéance
  • La mention de l’indemnité forfaitaire légale de 40€ pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement

Les mentions obligatoires spécifiques à certaines activités :

Enfin, il existe une dernière mention obligatoire qui ne concerne que certaines activités, notamment celles pour lesquelles il y a une obligation légale de souscrire une assurance (comme les activités du bâtiment par exemple) : la mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat ou de la garantie.

Encore une fois, mieux vaut ne pas prendre à la légère ces différentes mentions obligatoires ! En effet, la sanction peut être salée puisqu’une amende de 15€ est due pour chaque mention manquante (art. 1737 du CGI).

Nous mettons à votre disposition un modèle de facture répondant à ces différentes obligations.

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Combien de temps et comment dois-je conserver mes factures auto-entrepreneur ?

Comme tout autre entrepreneur, vous devrez conserver vos factures et pièces justificatives pendant 10 ans, même une fois l’entreprise fermée ! Cela fait partie des obligations comptables en micro-entreprise.

Nous vous conseillons pour cela de les conserver dans des classeurs de la manière suivante :

  • 1 classeur par an pour vos recettes
  • 1 classeur par an pour vos dépenses

En cas de contrôle, vous devrez présenter ces documents au contrôleur.

Pour en savoir plus, consultez notre guide complet sur les factures en micro-entreprise.

Les livres de comptes de l’auto-entrepreneur

Bien que la comptabilité en micro-entreprise soit simplifiée, cela ne signifie pas pour autant que les auto-entrepreneurs n’ont aucune obligation comptable ! En effet, tous les auto-entrepreneurs doivent tenir des livres de comptes : à minima un livre de recettes, et pour certaines activités un registre des achats.

L’obligation de tenir un livre de recettes pour tous les auto-entrepreneurs

Il s’agit la de la seule obligation de tenue d’une comptabilité pour les auto-entrepreneurs. En effet, vous devez tenir à jour, au fur et à mesure de vos encaissements, un livre-journal détaillant les recettes de votre micro-entreprise.

Ce livre doit être mis à jour de manière journalière et doit indiquer dans l’ordre chronologique l’origine et le montant des différentes recettes encaissées. En effet, l’inscription dans le livre de recettes se fait à l’encaissement, c’est-à-dire lorsque le client a effectivement payé la prestation ou le produit.

Ce livre de recettes doit comporter certaines mentions obligatoires comme :

  • La date d’encaissement
  • Le montant
  • L’origine des recettes (le nom du client par exemple)
  • La nature des recettes (vente de marchandises, prestation de service, etc.)
  • Le mode de règlement
  • Les références des pièces justificatives (le numéro de la facture ou de la note)

Le livre de recettes est donc généralement tenu sous forme de tableauLe Ministère de l’Économie met à votre disposition un modèle de livre de recettes auto-entrepreneur.

QUELS OUTILS POUR TENIR VOTRE LIVRE DE RECETTES ?

L’auto-entrepreneur peut utiliser plusieurs types de supports pour générer ce livre de recettes. La seule condition est que les écritures ne puissent pas être modifiées après validation. Par conséquent, pour gérer ce livre, vous pouvez :

✔ le rédiger manuellement dans des livres comptables

✔ utiliser un logiciel comptable adapté aux auto-entrepreneurs

L’obligation de tenir un registre des achats pour les activités de ventes et assimilées

Si vous exercez une activité de vente ou assimilée (pour toutes les activités relevant du seuil de 170 000 € de CA), vous devez également tenir un registre des achats.

En effet, même s’il n’est pas possible de déduire ses charges en auto-entreprise, ce registre reste obligatoire, tout comme la conservation des factures et pièces justificatives liées à ces dépenses. Sa réelle utilité est de réunir toutes les dépenses liées à l’activité et ainsi calculer le montant total des charges. Cela permet notamment de vérifier que le statut auto-entrepreneur est bien adapté à votre activité. Il devra également être présenté en cas de contrôle fiscal.

A l’instar du livre de recettes, ce registre récapitule l’ensemble des achats et dépenses effectuées dans le cadre de votre activité auto-entrepreneur et doit également respecter un formalisme particulier. Il doit récapituler, année par année et dans l’ordre chronologique, les dépenses de votre micro-entreprise. Il doit comporter plus ou moins les même mentions que celles du livre des recettes, à savoir :

  • la date de paiement
  • les références des pièces justificatives (numéro de facture, de note)
  • le nom ou la dénomination du fournisseur
  • la nature : matériel, service, produit…
  • le montant
  • le mode de règlement

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Le cas particulier des auto-entrepreneurs ayant opté pour le régime de l’EIRL 

Enfin, si vous avez opté pour le régime de l’EIRL pour votre micro-entreprise afin de séparer vos patrimoines personnels et professionnels, vous aurez des obligations comptables et déclaratives supplémentaires.

En effet, vous devrez notamment :

Voilà, vous savez tout de la comptabilité des auto-entrepreneurs !

Il faudra également que vous respectiez certains seuils de chiffre d’affaires, et vous aurez des déclarations à faire : des déclarations de chiffre d’affaires, une déclaration de Cotisation Foncière des Entreprises, une déclaration d’impôt, etc.

Vous souhaitez vous simplifier la vie, être sûr(e) de n’oublier aucune mentions obligatoires et de respecter les règles comptables qui vous sont applicables ? Découvrez Mon-AE, notre logiciel intelligent qui vous permet d’automatiser toute les obligations comptables et déclaratives de votre micro-entreprise !

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