Vous venez de créer votre auto-entreprise et vous devez maintenant créer vos premières factures auto-entrepreneur. Vous devez à juste titre vous poser pas mal de questions : Comment faire une facture auto-entrepreneur ? Est-il obligatoire d’établir une facture pour les micro-entrepreneurs ? Quelles sont les mentions obligatoires à faire apparaître sur vos factures auto-entrepreneur ? Quel est le formalisme d’une facture en micro-entreprise ? Existe-t-il un modèle officiel de facture auto-entrepreneur ? Quel logiciel utiliser pour créer ses factures auto-entrepreneur ?

Nous avions déjà abordé succinctement la question des factures en micro-entreprise dans notre article sur la comptabilité du régime auto-entrepreneur. Dans cet article, nous vous expliquons en détails tout ce qu’il faut savoir sur la facturation en auto-entreprise. Vous saurez comment facturer vos clients facilement et en conformité avec la réglementation applicable, notamment le formalisme à respecter et les mentions obligatoires à renseigner sur vos factures auto-entrepreneur.

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La facture est-elle obligatoire en auto-entreprise ?

Avant de rentrer dans les détails de la facture auto-entrepreneur, il convient tout d’abord de rappeler que l’établissement d’une facture n’est en principe pas obligatoire dans tous les cas.

En effet, même s’il est conseillé d’établir une facture pour chaque vente ou prestation de service réalisée dans votre micro-entreprise, celle-ci n’est obligatoire que lorsque vous facturez un autre professionnel (une autre entreprise). Dans le cas d’une vente ou d’une prestation de service à un particulier, la facture n’est dans ce cas pas toujours obligatoire.

Obligation de produire une facture pour les ventes entre professionnels

En effet, l’article L441-3 du Code de Commerce rend obligatoire la production d’une facture lors de toutes ventes ou prestations de services entre professionnels. Ainsi, si vous vendez vos services ou vos produits à d’autres professionnels, qu’ils soient auto-entrepreneur ou sous un autre statut juridique, vous devrez donc lui fournir une facture auto-entrepreneur.

Cette facture entre professionnel devra d’ailleurs contenir certaines mentions obligatoires que nous vous détaillons plus bas.

ⓘ ATTENTION :

En cas de manquement à l’obligation de facturation entre professionnels, vous vous exposez à une amende pénale de 75 000 € !

La facture n’est pas toujours obligatoire pour les ventes aux particuliers

En revanche, il n’est pas toujours obligatoire de produire une facture auto-entrepreneur lorsque vous vendez des produits ou services à des particuliers.

En effet, la loi précise que vous avez l’obligation d’émettre une facture à vos clients particuliers seulement dans les cas suivants :

  • Si vous faites des ventes à distance (vente en ligne ou par correspondance),
  • Si vous faites des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,
  • Si vous vendez des prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25€ TTC,
  • Si vous réalisez des travaux immobiliers (assortis ou non de ventes de matériaux ou de marchandises).

Si vous n’êtes pas dans un de ces cas, vous n’avez donc pas d’obligation légale de produire une facture auto-entrepreneur. Si en revanche vous avez l’obligation de fournir une facture à vos clients particuliers, là encore vous devrez respecter un certain formalisme et ajouter certaines mentions obligatoires sur vos factures auto-entrepreneur que nous vous détaillons plus bas dans cet article.

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Quels sont les différents types de factures auto-entrepreneur ?

Il existe différents types de factures en micro-entreprise : les factures “normales”, les factures d’acomptes et les factures d’avoirs. De plus, les factures peuvent aussi être appelées notes d’honoraires, notes, reçus ou encore tickets de caisse. Quelles sont les différences entre ces différents types de documents et de factures ? On vous explique.

Facture, note, ticket de caisse : quelles différences ?

En règle générale, on parle de facture lors des ventes et prestations de services entre professionnels. Lorsqu’il s’agit d’une vente ou d’une prestation de service à un particulier, c’est généralement le terme “note” qui est utilisé, ou encore “ticket de caisse”.

Il n’existe pas de différence majeure entre ces différents documents, puisque les notes doivent comporter les mêmes mentions obligatoires que les factures. D’ailleurs, ces termes utilisés dans le quotidien ne sont pas repris par les textes de lois qui ne parlent que de factures.

ⓘ À SAVOIR :

Pour les auto-entrepreneurs qui exercent une activité libérale, il est coutume d’appeler la facture “note d’honoraire”.

Attention, un ticket de caisse ne peut pas être considéré comme une facture car bien souvent il ne comporte pas toutes les mentions obligatoires d’une facture (notamment les informations du client).

La facture d’acompte

Dans certains cas, vous pouvez être amené à demander à vos clients le paiement d’un acompte. Dans ce cas, vous devrez lui fournir une facture d’acompte, conformément à l’article 289 du Code des Impôts.

La réglementation applicable à la facture d’acompte est la même que celle applicable aux factures classiques, notamment concernant le formalisme et les mentions obligatoires. Il est conseillé de mentionner la facture initiale à laquelle est reliée la facture d’acompte pour simplifier le suivi et la gestion de vos factures.

La facture d’acompte sert donc à constater un (ou plusieurs) paiement partiel d’une facture initiale.

ⓘ À SAVOIR :

Il ne faut pas confondre acompte et arrhes ! En effet, l’acompte ne permet pas en principe à vos clients de se rétracter, contrairement aux versement d’arrhes qui eux le permettent. Les arrhes sont assimilables à une réservation, et sont donc perdus en cas d’annulation (sauf dispositions contraires prévues au contrat).

La facture d’avoir

Si la suppression d’une facture est purement et simplement interdite par la loi (car la numérotation des factures ne doit pas être interrompue), vous pouvez en revanche être amené à annuler ou rectifier une facture initiale. Dans ce cas, vous devrez produire une facture d’avoir à votre client.

La facture d’avoir (ou note d’avoir) sert à :

  • rectifier une facture initiale en cas d’erreur,
  • annuler une facture initiale si votre client se rétracte,
  • constater une remise accordée a posteriori à un client.

Encore une fois, la réglementation applicable à la facture d’avoir est identique aux factures classiques. La seule différence majeure est que la facture d’avoir aura un montant négatif puisqu’elle constate un remboursement client ou une remise accordée a posteriori.

La facture d’avoir doit également mentionner la facture initiale à laquelle elle apporte une rectification.

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Quelles sont les mentions obligatoires d’une facture auto-entrepreneur ?

En matière de facturation, en auto-entreprise ou non, la loi impose de respecter un certain formalisme et de faire apparaître sur la facture certaines mentions obligatoires. Ces mentions obligatoires diffèrent selon l’activité que vous exercez, si vous êtes redevable ou non de la TVA, si la facture est adressée à un professionnel ou non, ou encore si la facture est destinée à un client étranger. Nous faisons le point complet sur le formalisme à respecter et les mentions obligatoires que doivent comporter vos factures auto-entrepreneur.

Le formalisme des factures auto-entrepreneur

Avant d’aborder les mentions obligatoires, il convient de vous rappeler le formalisme à respecter pour vos factures auto-entrepreneur.

Pour être considérée comme telle, la facture doit :

  • Être rédigée en français,
  • Être établie en 2 exemplaires (l’original est conservé par le client),
  • Comporter des mentions obligatoires,
  • Être numérotée selon une séquence chronologique continue (F0001, F0002, F0003, etc.),
  • Être faite sur support papier ou électronique.

Vous devrez également conserver toutes vos factures pendant 10 ans (aussi bien celles de vos ventes et prestations de services que celles liées à vos achats et dépenses professionnelles), conformément à l’article L123-22 du Code de Commerce.

Les mentions obligatoires des factures auto-entrepreneur adressées aux particuliers

Vous facturez des particuliers ? Voici les mentions obligatoires que vous devrez renseigner sur vos factures auto-entrepreneur.

1) L’identité de l’auto-entrepreneur et ses informations professionnelles

En tant qu’auto-entrepreneur, vous devrez obligatoirement indiquer votre nom et prénom sur vos factures, même si vous utilisez un nom commercial. En effet, en tant qu’entreprise individuelle, l’identification de l’entreprise est votre nom et prénom. Si vous utilisez un nom commercial, vous pouvez également l’indiquer sur vos factures, en plus de votre nom et prénom (à la suite, au-dessus ou en-dessous).

Vous devez également indiquer :

  • L’adresse du siège de votre auto-entreprise
  • Le numéro SIREN suivi :
    • pour les commerçants inscrits au RCS : RCS + la ville où se trouve le greffe d’immatriculation (ex : 123 456 789 RCS Toulon)
    • pour les artisans inscrit au RM : RM + le département du lieu d’immatriculation (ex : 123 456 789 RM 83)
    • pour les professions libérales inscrites à l’URSSAF : URSSAF + le département du lieu d’immatriculation (ex : 123 456 789 URSSAF 83)

Vous devrez également indiquer votre n° de TVA intracommunautaire si vous faites des ventes à un client résidant à l’étranger.

2) Les informations de facturation

Vous devrez également indiquer sur vos factures auto-entrepreneur :

  • La date d’émission de la facture (date à laquelle elle est établie)
  • La date de la vente ou de la prestation de service (jour effectif de la livraison ou de la fin de la prestation de service)
  • Le numéro de la facture : un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue, sans rupture

Vous pouvez ajouter un préfixe par année ou par année et par mois (ex : 2018-0001, 2018-0002, etc. ou 2018-01-0001, 2018-01-0002, etc.). La numérotation ne doit pas obligatoirement repartir à 0 en début de chaque année.

Vous pouvez également ajouter un préfixe pour distinguer différentes séries de factures, notamment pour distinguer vos factures d’acomptes et vos factures d’avoirs par exemple (ex : F-2018-01-0001 pour une facture initiale, FAC-2018-01-0001 pour une facture d’acompte et FAV-2018-01-0001 pour une facture d’avoir).

3) L’identité du client

Vous devez également indiquer le nom de votre client et son adresse (sauf si celui-ci s’y oppose).

4) La description des produits et services vendus

Cela semble évident, mais vous devrez détailler de manière précise l’ensemble des produits et services vendus en indiquant :

  • La désignation du produit ou de la prestation (nature, marque, référence, matériaux fournis, main d’oeuvre, etc.)
  • Le décompte détaillé de chaque produit ou service : quantité, unité et prix
  • Le prix catalogue (ou prix unitaire HT) : le prix pour 1 quantité hors TVA ou le taux horaire pour les prestations de services

5) Le prix

Il vous faudra également renseigner :

  • Les majorations éventuelles du prix (ex : frais de livraison)
  • Les taux de TVA applicables et le montant total de TVA correspondant (seulement si vous êtes redevable de la TVA)
  • Les éventuelles remises de prix accordées à la date de la vente
  • La somme totale à payer HT (et TTC si vous êtes redevable de la TVA)

6) Les autres mentions obligatoires

Enfin, certaines mentions obligatoires devront également être présentes sur vos factures auto-entrepreneur selon certains critères :

  • La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (sauf si vous êtes redevable de la TVA)
  • La mention « Autoliquidation » si vous êtes concerné (notamment pour les sous-traitants dans le secteur du bâtiment par exemple)
  • La mention de l’assurance souscrite au titre de l’activité, les coordonnées de l’assureur ou du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie (pour les auto-entrepreneurs qui ont l’obligation de souscrire à une assurance professionnelle, comme les activités du bâtiment pour laquelle l’assurance décennale est obligatoire par exemple)

 Ces mentions obligatoires pour les particuliers sont également à reprendre sur vos factures adressées au professionnels.

Les mentions obligatoires supplémentaires sur les factures auto-entrepreneur adressées aux professionnels

Si vous facturez des professionnels, vous devrez indiquer des mentions supplémentaires en plus de celles indiquées ci-dessus. Voici les mentions supplémentaires à renseigner :

  • L’adresse de l’entreprise : obligatoire contrairement aux factures adressées aux particuliers
  • Le numéro de TVA du client professionnel s’il est redevable de la TVA (hors micro-entreprises en franchise en base de TVA donc)
  • La date de paiement ou le délai de paiement :
    • date à laquelle le paiement doit intervenir
    • conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (si aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé, indiquez « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé »)
  • Le taux des pénalités de retard : il s’agit de la pénalité qui sera exigible en cas de retard de paiement sans qu’un rappel soit nécessaire
  • La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement

Voici un exemple de rédaction des mentions obligatoires à indiquer concernant les pénalités de retard :

« Tout retard de paiement pourra donner lieu à des pénalités de retard exigibles sans rappel, au taux de 10% de la facture totale par mois de retard (article 53 de la Loi NRE ), ainsi qu’à une indemnité forfaitaire de 40€ (C. Com. art. D441-5). Aucun escompte consenti pour règlement anticipé. »

 

Exemple de facture auto-entrepreneur avec mentions obligatoires

Les sanctions en cas de manquement aux obligations de facturation

Attention, ne prenez pas les règles de facturation à la légère ! En effet, les sanctions en cas de manquement à ces obligations peuvent coûter cher :

  • une amende fiscale de 15 € par mention manquante sur chaque facture,
  • et une amende pénale de 75 000 € en cas de défaut de facturation, de factures de complaisances ou de factures fictives.

Pour éviter les erreurs, le meilleur moyen est de choisir de faire vos factures auto-entrepreneur avec un logiciel de facturation conforme à la réglementation (comme le notre !).

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Les services publics mettent à votre disposition un modèle de facture auto-entrepreneur gratuit à télécharger (format PDF). Vous pourrez trouver ce modèle ici.

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Facture auto-entrepreneur en ligne : logiciel de facturation

Afin d’éviter les erreurs et pour simplifier votre facturation auto-entrepreneur, vous cherchez peut-être un logiciel de facturation auto-entrepreneur en ligne. Vous devez toutefois être vigilant quant au choix de votre logiciel pour éditer vos factures auto-entrepreneur en ligne !

Logiciels gratuits : soyez vigilants !

En effet, il existe de nombreux logiciel vous permettant de créer vos factures en ligne, et tous ne se valent pas… La première erreur est de se diriger vers un logiciel gratuit. Pourquoi ? Tout simplement parce que la gratuité du logiciel cache forcément quelque chose :

  • Le logiciel n’est pas conforme à la réglementation en vigueur en matière de facturation auto-entrepreneur
  • Le logiciel n’est pas régulièrement mis à jour et vous risquez de vous faire pirater ou encore de perdre toutes vos données
  • Les fonctionnalités sont limitées et ne vous permettront pas de gérer convenablement votre facturation
  • Le logiciel est financé par des pubs intempestives qui peuvent affecter grandement l’utilisation du logiciel
  • L’éditeur du logiciel revend vos informations personnelles pour se rémunérer
  • Vous ne bénéficierez d’aucun support et d’aucune aide dans l’utilisation du logiciel

Voici quelques exemples des inconvénients et des risques à utiliser un logiciel gratuit, mais la liste n’est pas exhaustive. N’oublier pas une chose : si c’est gratuit, vous êtes le produit !

Logiciel de facturation auto-entrepreneur : quelles fonctionnalités ?

Ensuite, avant de choisir un logiciel de facturation pour pouvoir créer vos factures auto-entrepreneur en ligne, renseignez-vous bien sur les différentes fonctionnalités du logiciel et vérifiez notamment :

  • que le logiciel s’adapte aux spécificités du régime auto-entrepreneur (notamment concernant la TVA),
  • qu’il s’adapte également à votre situation spécifique (ACRE, Versement Libératoire, nature de l’activité, etc.),
  • qu’il soit conforme à la réglementation en vigueur,
  • qu’il vous permette d’enregistrer vos opérations dans un livre de recettes,
  • et bien sûr que vous puissiez exporter vos données si jamais vous souhaitez changer de logiciel.

Voici selon nous les fonctionnalités et caractéristiques essentielles minimales d’un logiciel de facturation auto-entrepreneur.

Notre logiciel a bien évidemment toutes ces fonctionnalités, mais il va encore plus loin ! Grâce à notre logiciel vous pourrez non seulement créer vos factures auto-entrepreneur en ligne en quelques clics en étant assuré de respecter la réglementation mais vous pourrez également :

  • Synchroniser votre compte bancaire dédié pour suivre vos encaissements (et vos dépenses) en temps réel
  • Analyser facilement la rentabilité de votre activité à l’aide d’un tableau de bord simple et complet
  • Anticiper les cotisations sociales à payer
  • Automatiser les relances de vos factures impayées
  • Automatiser la tenue de vos livres de comptes (livre de recettes et livre des achats)
  • Automatiser toutes vos déclarations (plus besoin de vous connecter tous les mois sur le site de l’URSSAF !)
  • Bénéficier d’un suivi avec un conseiller dédié à qui vous pourrez poser toutes vos questions

Et bien d’autres fonctionnalités qui ont été pensées pour vous simplifier la vie, diminuer votre stress, vous faire gagner du temps et vous éviter les erreurs qui pourraient vous coûter cher ! Bref, testez-le, vous allez l’adorer !

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