Auto-Entrepreneur : un outil pour optimiser la gestion de votre planning

par | 12, Mar 2019 | Fiches Pratiques, Stratégie Marketing & Commerciale

Gérer les appels de vos clients, trouver un créneau horaire qui coïncide entre votre planning et celui de vos clients, prendre le rendez-vous, appeler vos clients pour leur rappeler leur rendez-vous, gérer les clients qui oublient les rendez-vous et ne viennent pas… Comme vous le voyez, la gestion d’une entreprise et des rendez-vous peut rapidement devenir chaotique si l’on ne s’organise pas un minimum !

La gestion est un art, mais, comme pour tout, il y a toujours des solutions pour vous simplifier la vie. Grâce au développement des solutions numériques, vous pouvez trouver certains outils en ligne pour réduire le nombre de tâches administratives qui prennent énormément de temps, afin de consacrer plus de temps à votre activité et moins de temps à ces tâches administratives.

La phobie administrative sera une chose du passé, grâce à un outil de gestion de rendez-vous en ligne. Voici quelques astuces pour savoir comment vous pouvez gagner du temps et gérer votre agenda en toute tranquillité.

Découvrez comment optimiser la gestion de votre planning avec GoRendezVous

En tant qu’auto-entrepreneur, vous vous devez de gérer votre planning et vos RDV : nous avons testé pour vous l’outil GoRendezVous et voici ses avantages !

Pourquoi utiliser un outil de gestion du planning en ligne pour la prise de rdv ?

Peu importe votre secteur d’activité, vous offrez surement plusieurs services dans votre auto-entreprise. Dès le départ, ça peut compliquer les choses, puisqu’il vous faudra associer chaque client à un ou plusieurs services. Et même si vous avez une bonne mémoire, elle n’est pas sans faille, il est donc logique de s’en remettre à la technologie pour simplifier la gestion de votre planning et la prise de vos RDV.

Grâce à une plateforme de réservation en ligne, vous pourrez non seulement stocker tous les détails de vos clients, mais afficher tous vos rendez-vous dans votre agenda, avec toutes les informations dont vous avez besoin à votre portée.

De plus, vous pouvez visualiser votre agenda du jour, de la semaine ou du mois en un seul clic. Vous vous simplifiez donc la tâche et vous gagnerez en efficacité !

Voici quelques fonctionnalités intéressantes des outils de gestion d’agenda et de prise de RDV en ligne.

Rappels automatiques des RDV par email ou SMS à vos clients

Une conséquence inévitable de la prise de rendez-vous en ligne est l’absentéisme. Dans notre monde actuel, il est difficile de pouvoir tout contrôler (même si on le souhaite de temps en temps), et, en tant qu’entrepreneur, il est impossible de contrôler ou même de forcer nos clients à honorer leurs rendez-vous.

Cependant, un oubli est vite arrivé, entre une journée très occupée ou une urgence familiale, ça peut arriver à tout le monde. Surtout quand un rendez-vous est planifié des semaines ou des mois en avance. Mais avec une plateforme de rendez-vous en ligne, vous pouvez réduire le nombre d’absences grâce aux rappels automatiques !

Vous avez l’option d’envoyer des rappels par e-mail et SMS un certain nombre de jours avant le rendez-vous, selon vos préférences. C’est une technique qui marche très bien. Vous allez l’apprécier car vos clients seront présents et à l’heure, et vos clients vont l’adorer car ils ne vous oublieront plus.

Vous gagnez donc du temps, et de l’argent en évitant les lapins !

Suivi de l’activité et facturation

La comptabilité, les factures et les chiffres… voici trois choses qui peuvent vous torturer l’esprit, mais qui sont si vitales pour votre entreprise. Si vous gérez le tout sur papier, vous êtes surement un peu perdu ou vous croulez sous des montagnes de feuilles.

À moins que vous ne soyez comptable, pourquoi passeriez-vous des heures et des heures avec votre calculatrice quand la technologie peut le faire à votre place. Une plateforme de gestion de rendez-vous en ligne peut générer des rapports à votre place, afin que vous puissiez analyser votre activité en un clin d’oeil sur votre écran, tablette ou téléphone.

En plus, si vos clients perdent leur facture ou s’ils préfèrent la recevoir directement par e-mail, vous pouvez leur envoyer en quelques clics seulement. En plus, c’est un bon geste pour l’environnement !

Vous pouvez également, dans la même idée, automatiser la comptabilité, l’administratif et les déclarations de votre micro-entreprise grâce à notre logiciel de gestion pour auto-entrepreneur. Testez-le gratuitement pendant 1 mois, vous ne pourrez plus vous en passer !

Liste d’attente intelligente pour automatiser les remplacements en cas d’annulation de RDV

Avez-vous plus de clients que de créneaux disponibles ? Vous n’en pouvez plus de passer vos journées au téléphone dans le seul but d’informer vos clients que vous n’avez aucune disponibilité jusqu’à la semaine prochaine, le mois prochain ou même l’année prochaine, pour leur courir après dès qu’un créneau se libère ?

C’est très frustrant, surtout à la longue. Si seulement il existait un système pour automatiser ce processus ?

Bonne nouvelle, il y en a un. Grâce à la liste d’attente intelligente, vous aurez un excellent contrôle de votre agenda.

En plus de pouvoir envoyer des invitations manuelles lorsqu’un rendez-vous se libère, vos clients peuvent aussi s’inscrire à une liste d’attente virtuelle. Il suffit de sélectionner le créneau de leur choix, et la plateforme va automatiquement les inviter si votre planning se libère.

C’est simple, efficace et vous n’avez rien à faire. Vous pourrez ainsi anticiper les annulations de RDV et ainsi optimiser votre taux de remplissage. Et forcément, qui dit plus de RDV, dit aussi plus de chiffre d’affaires !

Grâce à une plateforme de prise de RDV comme GoRendezVous, vous gagnerez du temps en automatisant ces tâches mais aussi de l’argent en anticipant les annulations et en proposant automatiquement à vos clients un autre RDV pour remplacer les annulations !

Un module de paiement en ligne pour réserver un RDV

Si les raisons énumérées ci-dessus ne vous ont pas encore convaincues de passer au numérique et surtout d’utiliser une plateforme de réservation en ligne, voici une dernière fonctionnalité qui pourrait vous faire changer d’avis.

En plus de réduire vos tâches administratives, de centraliser vos informations, et de réduire l’absentéisme de vos clients, vous pouvez également utiliser une plateforme de gestion et prise de rendez-vous en ligne pour vous faire payer en ligne.  

En proposant le paiement en ligne grâce à une plateforme de prise de RDV, vous réduirez le taux d’absentéisme en demandant un premier versement avant le rendez-vous, dès le moment de la réservation. De cette manière, vos clients auront une raison de plus de venir à leur rendez-vous !

Quels outils pour gérer votre planning en ligne ?

Vous connaissez très certainement l’outil Google Agenda, très pratique pour gérer son planning en ligne et depuis n’importe quel support. Mais saviez-vous qu’il peut être relier à d’autres outils, comme celui de notre partenaire GoRendezVous ?

En effet, l’outil de gestion de planning GoRendezVous, avec toutes ses fonctionnalités, peut être synchronisé à votre agenda Google.

Ainsi, en plus de bénéficier des fonctionnalités déjà très utiles de l’Agenda Google, vous pourrez également :

  • Proposer à vos clients de prendre RDV en ligne
  • Anticiper les annulations de RDV
  • Rappeler automatiquement à vos clients votre RDV quelques jours avant celui-ci
  • Obtenir confirmation des RDV par vos clients
  • Automatiser les remplacements en cas d’annulation grâce à une liste d’attente intelligente
  • Accepter des paiements en ligne lors de la prise de RDV
  • Et bien d’autres fonctionnalités !

Vous pouvez essayer gratuitement cet outil, alors n’hésitez plus et simplifiez vous le travail grâce à la prise de RDV en ligne !

Pour conclure…

Dans tous les cas, il est évident qu’une plateforme de réservation en ligne va réduire le nombre de tâches administratives quotidiennes et répétitives.

Que ce soit pour simplifier et augmenter l’accès à votre agenda pour vous et vos clients, pour réduire l’absentéisme, envoyer des rappels par e-mail et par SMS à vos clients ou gérer vos factures, entre autres, votre vie professionnelle sera bien plus simple.

Et il en sera de même pour vos clients qui pourront prendre rendez-vous n’importe où et n’importe quand. Surtout quand on sait que 39% des rendez-vous se prennent en dehors des heures de travail. Ajoutez à ceci les rappels de rendez-vous qui sont si appréciés des clients, et vous allez développer une clientèle fidèle en un rien de temps.

Remerciements au co-auteur de cet article :

Nous remercions notre partenaire GoRendezVous, co-auteur de cet article !

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