Qu’est-ce qu’une facture auto-entrepreneur ?

Définition et rôles d’une facture

Une facture est un document qui atteste de la vente de vos produits ou services à vos clients. 

Elle a plusieurs fonctions : 

• Une fonction juridique : en cas de litige, elle sert de preuve de la transaction entre le micro-entrepreneur et son client. La facture permet ainsi de constater un droit de créance et d’entamer un recours en cas de facture impayée.
• Une fonction commerciale : elle permet de détailler les conditions de vente (produits ou services vendus, prix unitaire, quantités, éventuelles remises, etc.). La facture indique également le montant restant à payer ainsi que les éventuels acomptes déjà versés par le client.
• Une fonction comptable : elle fait office de pièce justificative et doit être conservée pendant 10 ans.
• Une fonction fiscale : elle précise si vous êtes redevable ou non de la TVA. Elle sert également de preuve en cas de contrôle des impôts. Le chiffre d’affaires déclaré à l’administration fiscale doit en effet correspondre à votre facturation.

La facture est donc un outil d’une grande utilité pour tous les auto-entrepreneurs !

Les différents types de facture

Il existe plusieurs types de factures en micro-entreprise :

La facture d’acompte

Un micro-entrepreneur peut demander un acompte à son client pour : 

• Éviter d’avancer des frais (achat de matières premières par exemple) ;
• Éviter les impayés ;
• Permettre à son client de payer en plusieurs fois.

Lorsque vous demandez le versement d’un acompte à votre client, vous devez lui fournir une facture d’acompte (art. 289 du CGI).

À la livraison ou une fois la prestation terminée, il faudra envoyer la facture finale à votre client, également appelée facture de solde.

La facture d’avancement ou de situation

Une facture de situation, également appelée facture d’avancement ou facture intermédiaire, permet d’étaler le paiement d’une prestation dans le temps. Vous allez ainsi pouvoir facturer au fur et à mesure de votre prestation, plutôt que de facturer en une fois à la fin. 

La facture d’avancement est généralement utilisée pour des prestations sur le long terme : chantiers du BTP, développement informatique, etc.

Une fois toutes vos factures d’avancement émises, il faudra transmettre à votre client une facture finale appelée facture de clôture.

La facture de solde ou de clôture

Vous avez émis des factures d’acompte ou des factures de situation ? Vous allez devoir transmettre à votre client une facture finale, appelée facture de solde ou de clôture.

En plus des mentions obligatoires communes à toutes les factures auto-entrepreneur, elle précise également quelques informations complémentaires :

• Référence de votre devis auto-entrepreneur,
• Liste des factures d’acomptes ou de situation émises précédemment,
• Montant total dû, sommes déjà payées et montant restant à payer.

La facture de solde ou de clôture est donc émise à la fin d’une prestation ou à la livraison finale, pour réclamer le dernier règlement attendu à votre client.

La facture d’avoir

Besoin de corriger ou d’annuler une facture ? Vous devrez alors émettre une facture d’avoir.

En effet, vous ne pouvez pas modifier ou supprimer une facture déjà enregistrée (article 242 nonies A de l’annexe II au CGI et loi anti-fraude à la TVA de 2018).

Vous pouvez éditer une facture pour :

• Annuler une facture qui a déjà été réglée ou enregistrée ;
• Constater un remboursement suite au retour d’une marchandise ou à la rétractation d’un client ;
• Corriger une erreur sur une facture, par exemple en cas d’oubli d’une remise ou en cas de trop perçu ;
• Faire un geste commercial comme une remise après avoir déjà transmis la facture initiale à votre client.

La suppression ou la modification d’une facture étant interdite, la facture d’avoir est donc indispensable pour corriger une erreur dans votre facturation auto-entrepreneur.

Facture, note, reçu et ticket de caisse : quelles différences ?

Contrairement à une facture ou à une note, le ticket de caisse ou le reçu n’ont pas de valeur juridique ou comptable. Ils servent principalement de preuve d’achat pour le client, s’il souhaite demander un échange ou un remboursement, et les mentions obligatoires ne sont pas les mêmes que sur les factures.

Est-il obligatoire de faire des factures en micro-entreprise ?

Vous vendez vos produits et/ou services à des clients particuliers

Vous avez l’obligation d’émettre une facture à vos clients particuliers seulement dans les cas suivants :

• Vous faites des ventes à distance (vente en ligne ou par correspondance) ;
• Vous faites des livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité ;
• Vous vendez des prestations de services d’un montant égal ou supérieur à 25 € TTC ;
• Vous réalisez des travaux immobiliers (comprenant ou non une vente de matériaux ou de marchandises).

Dans les autres cas, la facture est facultative, et peut être remplacée par exemple par un reçu ou un ticket de caisse.

Vos clients sont des professionnels

Vous vendez des produits ou des services à un client professionnel ? Vous devez toujours lui fournir une facture (article L441-3 du Code de Commerce).

ⓘ ATTENTION !

Si vous n’émettez pas de facture alors que celle-ci est obligatoire, vous risquez une amende administrative pouvant aller jusqu’à 75 000 €.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture micro-entrepreneur ?

Les mentions obligatoires pour tous

1) Le type de document

Vous devez indiquer la mention « facture », « note », « acompte » ou encore « avoir », selon le type de facture que vous éditez. 

Si vous êtes un auto-entrepreneur libéral, le terme « facture » peut parfois être remplacé par « note d’honoraires ».

2) Le numéro de facture

Les factures émises doivent être numérotées selon une séquence chronologique continue, sans interruption (ex : 001, 002, 003, etc.).

Chaque facture a donc un numéro qui lui est propre : 2 factures ne peuvent pas avoir le même numéro. Il ne peut pas non plus y avoir de « trou » dans la numérotation.

Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi ajouter un préfixe avant la numérotation de vos factures. Généralement, on ajoute la lettre « F »  suivie de l’année, voire le mois (ex : F-2024-001, F-2024-002, etc.).

Si votre activité le justifie, vous pouvez utiliser des séries distinctes à l’aide de préfixes différents. Par exemple, si vous facturez à la fois des professionnels et des particuliers, vous pouvez utiliser les préfixes PRO et PAR pour distinguer vos factures (ex : PRO-001, PRO-002… et PAR-001, PAR-002, etc.).

Votre facture comporte plusieurs pages ? Chaque page doit être numérotée (ex : 1/2 et 2/2), et le numéro de la facture doit apparaître sur chaque page.

3) Les dates d’émission, de vente et de règlement

Vous devez indiquer 3 dates sur vos factures :

• La date d’émission de la facture : la date à laquelle la facture est créée ;
• La date de la vente : le jour de la livraison de la marchandise ou le jour de la fin de la prestation de services ;
• La date limite de règlement : la date maximale à laquelle votre facture doit être payée.

Quoi qu’il arrive, il est formellement interdit d’antidater une facture.

4) Les coordonnées du micro-entrepreneur et du client

En tant que micro-entrepreneur, vous devez obligatoirement indiquer sur vos factures :

• Vos nom et prénom ;
• La mention « Entreprise Individuelle » ou les initiales  « EI » avant ou après vos nom et prénom ;
• L’adresse de domiciliation de votre micro-entreprise ;
• Le nom de votre client (ou la dénomination sociale s’il s’agit d’une société) ;
• L’adresse de votre client (siège social pour une société, domicile personnel pour un particulier sauf opposition de sa part).

Vous avez un nom commercial ? Vous pouvez l’ajouter en plus de votre nom et prénom, mais pas en le substituant à ces précédents.

5) Votre numéro SIREN

Vous êtes commerçant ? Mentionnez votre numéro SIREN, suivi de « Immatriculé au RCS de » + ville du greffe d’immatriculation.

Vous êtes artisan ? Mentionnez votre numéro SIREN, suivi de « Immatriculé au RNE » + numéro du département d’immatriculation.

Vous exercez une activité libérale ? Vous avez le choix entre les 2 mentions suivantes : 

• Numéro SIREN, suivi de « Immatriculé au RNE » + numéro du département d’immatriculation ;
• Ou « Dispensé(e) d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) et au répertoire des métiers (RM) ».

Vous venez de créer votre micro-entreprise et n’avez pas encore votre SIREN ? Nous vous déconseillons de commencer à facturer si vous ne l’avez pas reçu. Si vous le faites, vous devrez alors préciser « Entreprise en cours d’immatriculation au RCS de (ville) / ou au RM du (département) / ou au RNE du (département), n° SIRET en cours d’attribution ».

6) La description des produits et services vendus

Vous devez détailler précisément l’ensemble des produits et / ou services vendus sur votre facture en indiquant :

• La désignation du produit ou de la prestation (nature, marque, référence, matériaux fournis, main d’œuvre, etc.) ;
• Le décompte détaillé de chaque produit ou service : unité et quantité.

Si vous vendez plusieurs produits ou prestations sur la même facture, il est recommandé de faire 1 ligne par produit ou service.

7) Le prix

Vous devrez indiquer sur vos factures auto-entrepreneur :

• Le prix catalogue (ou prix unitaire HT) : le prix pour 1 quantité hors TVA ou le taux horaire pour les prestations de services ;
• Les éventuelles remises ou réductions ;
• Les éventuelles majorations de prix (frais de livraison, frais de déplacement, etc.) ;
• Et la somme totale à payer hors taxes (HT).

Vous êtes redevable de la TVA ? Vous devez également indiquer :

• Le taux de TVA applicable et le montant en euros correspondant ;
• Le montant total toutes taxes comprises (TTC) ainsi que le montant total en euros par taux de TVA.

Besoin d’en savoir plus ? Consultez notre article complet sur la TVA auto-entrepreneur.

ⓘ ATTENTION !

Vous ne bénéficiez plus de la franchise en base de TVA ? N’oubliez pas de supprimer la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI ».

8) Le numéro de TVA intracommunautaire

Votre numéro de TVA intracommunautaire doit apparaître sur vos factures si vous vendez des biens ou des services à des clients étrangers (Union européenne ou hors Union européenne).

Vous devez alors demander ce numéro à votre service des impôts des entreprises (SIE).

Les mentions obligatoires spécifiques

Selon les cas, vous pouvez avoir d’autres mentions obligatoires à faire figurer sur votre facture micro-entrepreneur :

• La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA ;
• Le numéro du devis ou du bon de commande correspondant (si votre client en a signé un) ;
• Le nom, les coordonnées et le site internet de votre organisme de médiation de la consommation ( si vous vendez à des particuliers) ;
• La mention « Autoliquidation » pour les sous-traitants dans le bâtiment qui interviennent pour le compte d’un donneur d’ordre assujetti à la TVA ;
• Votre assurance auto-entrepreneur professionnelle, si elle est obligatoire : nature de l’assurance souscrite, nom et coordonnées de l’assureur et couverture géographique de l’assurance.

Enfin, si votre client est un professionnel : 

• L’adresse du siège social (et l’adresse de facturation si celle-ci est différente) ;
• Le numéro de TVA du client professionnel : si celui-ci est redevable de la TVA et si le montant total de la facture est supérieur à 150 € HT, ou s’il est installé à l’étranger ;
• La date de paiement ou le délai de paiement ;
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé (si aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé, indiquez « Aucun escompte accordé pour paiement anticipé ») ;
• Le taux des pénalités de retard : il s’agit de la pénalité qui sera exigible en cas de retard de paiement sans qu’un rappel soit nécessaire ;
• La mention de l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement.

Peur de commettre une erreur qui pourrait vous coûter cher ? Téléchargez notre modèle gratuit de facture auto-entrepreneur ! Conçu sur Excel, il est entièrement personnalisable, que vous soyez redevable ou non de la TVA.

Les nouvelles mentions obligatoires sur les factures à compter du 1er juillet 202

Suite au décret n° 2022-1299 du 7 octobre 2022, vous devez ajouter les mentions suivantes à vos factures à compter du 1er juillet 2024 :

1) Le Siren de votre client ou son numéro de TVA intracommunautaire

Cela concerne uniquement vos clients professionnels. Vous devez alors mentionner : 

• Son numéro de SIREN s’il est domicilié en France ;
• Son numéro de TVA intracommunautaire s’il est domicilié en Union européenne.

Si votre client est à l’étranger (hors UE), mentionnez son numéro d’identification (Tax ID) si vous pouvez l’obtenir.

2) L’adresse de livraison des biens

Vous êtes concerné uniquement si l’adresse de livraison des biens est différente de l’adresse de facturation.

3) Le type ou la catégorie de l’opération

Vous devez préciser la catégorie de chaque article sur vos factures :  

• « Livraison de biens » pour les produits (ventes de marchandises) ;
• « Prestation de service » pour les services (prestations commerciales, artisanales ou libérales) ;
• « Mixte » s’il s’agit à la fois d’un produit et d’un service (en cas de pack incluant la fourniture des marchandises dans la prestation).

Il est également possible de faire apparaître cette mention de manière globale plutôt que par article, dans les commentaires de votre facture par exemple.

4) La mention « Option pour le paiement de la taxe d’après les débits »

Vous êtes concerné uniquement si vous avez choisi de payer la taxe d’après les débits. En pratique, les auto-entrepreneurs ne sont pas (ou très peu) concernés, car ils payent la TVA d’après les encaissements et non d’après les débits.

Autrement dit, si vous êtes redevable de la TVA, c’est lorsque le client vous a payé que vous devez la reverser à l’état, et non pas lorsque la facture a été émise. C’est le même principe que pour le calcul du chiffre d’affaires à déclarer à l’URSSAF.

💡 L’ajout de ces nouvelles mentions obligatoires fait suite à l’arrivée de la facturation électronique pour les auto-entrepreneurs.

Auto-Entrepreneur, comment facturer : facture papier, dématérialisée ou e-facturation ?

Faut-il utiliser un logiciel de facturation auto-entrepreneur ?

Un auto-entrepreneur n’a pas l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation actuellement, mais cela va changer d’ici 2027.

Dès lors que votre facture auto-entrepreneur comporte bien toutes les mentions obligatoires, vous pouvez tout à fait l’établir vous-même, « à la main ». Vous pouvez par exemple utiliser un facturier pour auto-entrepreneur si vous souhaitez faire des factures au format papier. 

On parlera de facture dématérialisée si vous scannez une facture papier pour l’envoyer par mail à votre client.

Mais vous l’avez vu, les mentions obligatoires sont particulièrement nombreuses et varient selon votre situation, celle de votre client et la législation du moment.

Le respect des règles de facturation est primordial pour éviter tout problème en cas de contrôle.

Grâce à un logiciel de facturation : 

• Vous évitez les erreurs ou les oublis. Vos factures sont conformes à la réglementation ;
• Vous éditez plus rapidement vos factures et gagnez du temps sur la partie administrative de votre activité.

Et selon les logiciels de facturation, vous pouvez même : 

• Bénéficier d’un suivi en temps réel du paiement de vos factures. Vous y voyez plus clair pour savoir si vous devez relancer vos clients ;
• Activer des rappels pour vos déclarations Urssaf, voire même les faire directement depuis le logiciel ;
• Suivre plus facilement l’évolution de votre chiffre d’affaires et de vos charges et savoir où vous en êtes par rapport aux seuils de TVA et de CA ;
• Générer automatiquement votre livre de recettes et votre registre des achats (si vous êtes concerné).

Envie de vous simplifier la vie ? Vous pouvez retrouver toutes ces fonctionnalités dans notre logiciel de gestion / facturation 100 % dédié aux auto-entrepreneurs : Compta by Mon-AutoEntreprise.fr.

Profitez dès maintenant d’un essai gratuit de 30 jours, sans engagement (et sans carte bancaire).

Facturation électronique obligatoire : qu’en est-il pour les auto-entrepreneurs ?

Qu’ils utilisent ou non un logiciel, les auto-entrepreneurs sont tous concernés par la future généralisation de la facturation électronique.

Lancée en 2023, cette réforme a un triple objectif : lutter contre la fraude à la TVA, baisser la charge administrative des professionnels et optimiser le suivi des entreprises en temps réel.

Initialement prévue en juillet 2024, celle-ci a finalement été reportée. Voici les nouvelles dates à retenir pour les auto-entrepreneurs : 

• Vous aurez l’obligation de recevoir des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
• Vous devrez émettre des factures électroniques à compter du 1er septembre 2027.

Attention, il ne faut pas confondre facture dématérialisée (envoyée par mail) et facture électronique (également appelée e-invoicing).

La facturation électronique répond à des normes très précises (norme EN 16931) et doit obligatoirement transiter via une plateforme de dématérialisation.

Cette réforme de la facturation électronique concerne toutes les transactions réalisées entre deux entreprises françaises. Si vos clients sont des professionnels, vous êtes donc concerné (même si vous n’êtes pas redevable de la TVA).

Notre logiciel de facturation évoluera pour s’adapter à cette réforme. Notre objectif : vous simplifier encore plus votre quotidien d’auto-entrepreneur !

FAQ : Réponses aux questions fréquentes sur la facturation auto-entrepreneur

Pourtant peu connus, les frais de débours peuvent s’avérer très utiles pour les auto-entrepreneurs. C’est une méthode permettant de déduire certains frais de son chiffre d’affaires en tant qu’auto-entrepreneur, ce qui est en principe impossible.

Souvent, les indépendants doivent avancer certains frais engagés au nom et pour le compte de leurs clients, afin de pouvoir réaliser leur mission. Si tel est votre cas, vous avez probablement la possibilité de facturer des frais de débours en tant qu’auto-entrepreneur à vos clients.

Vous pourrez alors déduire de votre chiffre d’affaires à déclarer ces fameux frais de débours. Vous n’aurez donc pas de cotisations sociales ou d’impôt à payer sur les frais avancés à vos clients, que ces derniers vous rembourseront.

Toutefois, il convient de respecter certaines règles, notamment concernant la facturation des frais de débours auto-entrepreneur à vos clients, afin que vous puissiez les déduire de votre chiffre d’affaires en toute légalité. On vous explique tout ça dans cet article !

Frais de débours auto-entrepreneur : qu’est-ce que c’est ?

Avant de vous démontrer leurs avantages, voici tout d’abord quelques explications sur ce que sont exactement que les frais de débours pour un auto-entrepreneur.

La notion de débours pour les auto-entrepreneurs

Les frais de débours, ou débours, sont des dépenses avancées au nom et pour le compte du client de l’auto-entrepreneur par ce dernier.

L’auto-entrepreneur avance à son client les frais nécessaires pour réaliser sa mission ou exécuter sa prestation. Il demande ensuite le remboursement de ces sommes à son client.

En effet, dans le cadre de son activité, l’auto-entrepreneur peut être amené à avancer certains frais à ses clients.

C’est par exemple le cas de l’auto-entrepreneur dans le bâtiment : il doit poser du carrelage chez un client, et s’occupe d’acheter les matériaux pour le compte de son client. Le fournisseur établit la facture des matériaux au nom du client final, ce qui permettra à l’auto-entrepreneur de se faire rembourser cette somme par le client.

ⓘ ATTENTION !

Le remboursement des frais de débours par le client se fait au centime près. Le montant remboursé par le client à l’auto-entrepreneur doit être strictement identique à celui de la facture fournie par le fournisseur.

Il faudra également que la facture fournisseur soit établie au nom du client et non à celui de l’auto-entrepreneur.

Enfin, ne s’agissant pas de refacturation, et il est donc impossible pour l’auto-entrepreneur de prendre une marge sur des frais de débours.

Les avantages des frais de débours pour l’auto-entrepreneur et son client

Les frais de débours offrent plusieurs avantages, à la fois pour l’auto-entrepreneur mais aussi pour ses clients.

Ils sont déductibles du chiffres d’affaires pour l’auto-entrepreneur

S’il est en principe impossible de déduire ses charges en tant qu’auto-entrepreneur, les frais de débours sont une exception à cette règle !

Normalement, un auto-entrepreneur doit toujours déclarer à l’Urssaf ou aux impôts l’intégralité des sommes qu’il encaisse, afin de payer ses cotisations sociales et impôts sur l’ensemble de son chiffre d’affaires.

Le grand intérêt des frais de débours, c’est qu’ils permettent une entorse à cette règle : l’auto-entrepreneur pourra déduire les frais de débours de son chiffre d’affaires !

En effet, les frais de débours étant des remboursements de frais avancés aux clients, l’article 267 du Code Général des Impôts les exclus de la base d’imposition.

Les auto-entrepreneurs peuvent donc déduire, lors de leurs déclarations de chiffre d’affaires à l’URSSAF et pour leur déclaration d’impôt sur le revenu, les sommes remboursées par leurs clients au titre des frais de débours.

La responsabilité concernant les matériels, matériaux ou produits fournis n’incombe pas à l’auto-entrepreneur

L’auto-entrepreneur ne joue qu’un rôle d’intermédiaire entre le fournisseur et son client. Par conséquent, en cas de problème, de vice ou de défaut sur les biens ou services faisant l’objet des frais de débours, ce n’est pas à lui qu’en incombe la responsabilité. La responsabilité pèse en effet sur le fournisseur qui aura émis la facture au nom du client.

En quelque sorte, vous n’aurez pas l’obligation légale d’assurer le service “après-vente” sur les biens et services de vos frais de débours, celui-ci sera assuré directement par le fournisseur.

Les avantages pour le client de l’auto-entrepreneur

La méthode des débours est également avantageuse pour le client final.

En premier lieu, il bénéficie de la garantie et des services après-vente du fournisseur directement. C’est plus rassurant plutôt que d’avoir à compter sur l’auto-entrepreneur en cas de problème sur les matériaux ou équipements fournis.

Il est également assuré que les matériaux ou matériels fournis lui ont été facturés sans surcoûts. Il rembourse exactement le même prix à l’auto-entrepreneur que le prix pratiqué par le fournisseur initialement. Peut-être même qu’il pourra bénéficier de prix avantageux grâce au fait que ce soit l’auto-entrepreneur qui achète et non lui directement.

Enfin, si le client final est un professionnel, il pourra récupérer la TVA sur les matériels et matériaux fournis, puisqu’il disposera de la facture fournisseur établie en son nom. Cela n’aurait pas été le cas si c’était l’auto-entrepreneur qui lui avait directement facturé, puisque l’auto-entrepreneur ne facture pas de TVA (sauf s’il a dépassé les seuils de franchise en base de TVA).

Comment facturer des frais de débours auto-entrepreneur ?

Pour que les frais de débours puissent être valablement et légalement considérés comme tels, il faudra respecter certaines règles concernant leur facturation.

Nous vous expliquerons également comment enregistrer les frais de débours dans votre comptabilité auto-entrepreneur.

Vous retrouverez également un modèle de facture auto-entrepreneur incluant des frais de débours à télécharger gratuitement.

Facturer des débours en auto-entreprise : les règles à respecter

Plusieurs règles doivent être respectées pour facturer des frais de débours auto-entrepreneur en toute légalité.

La signature d’un accord écrit avec votre client : le mandat de débours

Avant d’engager des dépenses au nom et pour le compte de votre client, vous devez au préalable obtenir son autorisation. L’accord écrit précisera, tel un contrat, la nature des achats à réaliser ainsi que le budget maximum à allouer pour ceux-ci.

Cet accord servira également de preuve en cas de contestation de votre client et l’obligera à vous rembourser au centime près les dépenses effectuées en son nom et pour son compte.

Ce document écrit est généralement appelé « mandat de débours ». Nous avons préparé un modèle de mandat de débours que vous pouvez télécharger gratuitement en suivant le lien ci-dessous.

Faites établir les factures fournisseurs au nom de votre client

Pour pouvoir être considérées comme des débours, les sommes avancées doivent être facturées au nom de votre client par le fournisseur, et non à votre nom à vous.

N’achetez jamais en votre nom propre si vous souhaitez bénéficier des avantages liés aux frais de débours, sinon vous ne pourrez pas déduire ces achats de votre CA. En effet, une facture fournisseur au nom du client est obligatoire pour que la méthode des débours puisse être utilisée.

Sans facture au nom de votre client, les dépenses engagées ne peuvent être considérées comme des débours. Elles seront dans ce cas considérées comme des charges non déductibles de votre CA.

Veillez donc à toujours demander à votre fournisseur ou au prestataire une facture au nom de votre client et non à votre propre nom ou celui de votre auto-entreprise.

Reportez au centime près les frais de débours sur votre facture auto-entrepreneur

En tant qu’auto-entrepreneur, vous allez devoir établir une facture pour votre client. Votre facture devra faire apparaître l’opération de débours.

Vous devrez donc, sur votre propre facture, reporter au centime près l’ensemble des frais de débours qui ont été avancés et dont vous demandez le remboursement.

Il est impossible de demander un remboursement d’un montant supérieur aux sommes avancées : aucune marge ne peut être réalisée, sinon il ne s’agit plus de débours.

La facture de l’auto-entrepreneur mentionnera également le nom du fournisseur et le n° de facture émise par le fournisseur au nom et pour le compte du client final.

Transmettez à votre client les factures fournisseurs établies à son nom

En plus de votre propre facture auto-entrepreneur, vous devrez aussi fournir à votre client toutes les preuves des dépenses et achats réalisés dans le cadre de l’opération de débours (factures, tickets de caisse, etc.).

Cela permet de justifier les sommes que le client doit vous rembourser au titre des débours, et de distinguer ce que le client vous doit au titre de votre prestation.

Transmettez donc ces justificatifs en annexes de votre propre facture à votre client.

Conservez une copie des justificatifs de débours pour votre comptabilité

Enfin, n’oubliez pas de conserver un duplicata ou une copie des factures et justificatifs établis au nom de votre client. Vous archiverez ce justificatif en annexe de votre propre facture.

En effet, les factures fournisseurs aux noms de vos clients sont des pièces comptables qui doivent être conservées. En cas de contrôle, elles permettront de justifier les différences entre les sommes encaissées sur votre compte bancaire dédié à l’auto-entreprise et le chiffre d’affaires que vous avez réellement déclaré.

Il convient donc de remettre la facture originale du fournisseur au client, et d’en faire une copie que l’auto-entrepreneur conservera précieusement avec sa propre facture. Pour rappel, toutes les factures doivent être conservées 10 ans.

La comptabilité des frais de débours auto-entrepreneur

Toutes les sommes encaissées par un auto-entrepreneur doivent être enregistrées dans un livre de recettes servi au jour le jour. Il s’agit d’une des principales obligations comptables de l’auto-entrepreneur.

Vous devrez donc ajouter dans votre livre de recettes les lignes correspondant aux remboursements des frais de débours par vos clients. Vous devrez en outre préciser la nature de la recette en indiquant clairement qu’il s’agit de remboursements de débours.

Ainsi, en cas de contrôle, le livre de recettes coïncidera avec les relevés bancaires et permettra de faire le lien avec les montants de chiffre d’affaires déclarés à l’Urssaf ou aux impôts après déduction des débours.

Modèle de facture avec des frais de débours auto-entrepreneur

Pour vous aider à respecter la réglementation concernant la facturation des frais de débours, nous mettons à votre disposition un modèle de facture auto-entrepreneur incluant la facturation de frais de débours. Vous pouvez télécharger gratuitement ce modèle de facture de débours auto-entrepreneur ci-dessous.

Pour une facturation encore plus simple de vos frais de débours auto-entrepreneur, vous pouvez aussi essayer notre logiciel de facturation et comptabilité auto-entrepreneur Compta by Mon-AutoEntreprise.fr.

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La liste des frais de débours possibles en auto-entreprise

Toutes les charges d’un auto-entrepreneur ne pourront pas être considérées comme des débours. En effet, il faut bien faire la différence entre les frais de fonctionnement, qui ne seront pas déductibles, et les frais de débours qui eux le seront.

Frais de débours ou frais de fonctionnement : comment les différencier ?

Il est important de bein distinguer les frais de débours des frais de fonctionnement. Seuls les débours peuvent être déduits du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur.

Frais de débours auto-entrepreneur

Pour faire simple, les frais de débours sont des frais avancés pour le compte d’un client, et indispensables pour réaliser une mission ou une prestation.

Ces frais sont facturés à votre client par le fournisseur, mais c’est vous qui les payez à ce dernier. Vous demandez ensuite le remboursement des frais avancés à votre client.

Par exemple : les matériaux de construction et fournitures nécessaires pour exécuter des travaux de rénovation d’une salle de bain (carrelage, quincaillerie, plomberie, etc.).

Frais de fonctionnement et charges d’exploitation

Les frais de fonctionnement sont, quant à eux, inhérents à l’activité de l’auto-entrepreneur. Il s’agit dans certains cas de dépenses accessoires que vous facturez directement à vos clients, car vous êtes obligés d’effectuer ces dépenses pour pouvoir assurer votre mission.

Par exemple, l’achat d’outillages pour effectuer des travaux ne sont pas des frais de débours mais des frais de fonctionnement : il s’agit d’un investissement et l’auto-entrepreneur conservera son outillage.

Certains frais, par leur nature, ne pourront jamais être considérés comme des frais de débours. C’est le cas par exemple des frais de déplacement comme les indemnités kilométriques ou un plein d’essence. En effet, il vous sera impossible d’avoir une facture, pour ces frais, au nom de votre client.

C’est également souvent le cas pour les billets de train ou d’avion, ou encore les frais d’hébergement, pour lesquels vous pourrez difficilement obtenir une facture au nom de votre client.

Liste non exhaustive des principaux frais de débours déductibles du chiffre d’affaires de l’auto-entrepreneur

Voici les principaux cas dans lesquels les frais engagés pour vos clients peuvent faire l’objet d’un remboursement dans le cadre d’une opération de débours :

• L’achat de marchandises nécessaires à la réalisation d’une prestation de service : matériaux, petits équipements, matériels, produits d’entretiens, pots de peinture, etc.
• L’achat de matières premières nécessaires pour réaliser votre prestation : tissus, aliments à cuisiner (pour un traiteur à domicile par exemple), etc.
• Les frais de port dans le cadre d’une livraison de vos produits à domicile, à condition de pouvoir obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.
• Certains frais de déplacement : billets d’avion ou de train, nuit d’hôtel, etc. Toujours dans l’hypothèse où vous pouvez obtenir une facture de ces frais au nom de votre client.

De manière générale, dès lors que vous pouvez obtenir un justificatif (facture, ticket de caisse, etc.) au nom de votre client final, il vous sera possible de vous faire rembourser ces frais par votre client et de ne pas inclure ces sommes dans votre chiffre d’affaires à déclarer.

Dès lors que vous disposez d’une facture au nom de votre client de la part d’un fournisseur ou prestataire externe, vous pouvez utiliser la méthode des débours.

Un auto-entrepreneur doit-il faire une note de frais ?

De nombreux auto-entrepreneurs se questionnent sur les notes de frais. Voici quelques explications complémentaires à ce sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais exactement ?

En principe, une note de frais est un document sur lequel un salarié ou un dirigeant récapitule les dépenses qu’il a effectué à titre personnel pour les besoins de l’entreprise. Il fourni ensuite à l’entreprise la note de frais ainsi que les justificatifs des dépenses engagées afin de se faire rembourser.

Un auto-entrepreneur qui effectue, pour le compte de son auto-entreprise, des dépenses avec son compte bancaire personnel pourrait éventuellement se faire une note de frais afin de se faire rembourser ces dépenses.

Cependant, puisqu’il n’est pas possible pour un auto-entrepreneur de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, cela n’aurait pas vraiment de grand intérêt.

Un auto-entrepreneur peut-il se faire rembourser une note de frais et la déduire de son chiffre d’affaires ?

Un auto-entrepreneur qui avance, pour le compte de sa propre auto-entreprise, des frais professionnels pourra décider de se rembourser en effectuant un virement depuis son compte bancaire dédié vers son compte bancaire personnel.

En revanche, puisqu’il n’a pas la possibilité de déduire ses frais professionnels de son chiffre d’affaires, ces frais ne seront pas déduits de son CA. En effet, le régime fiscal applicable à la micro-entreprise interdit toutes déductions de charges.

Pour pouvoir déduire ses frais professionnels, il faudra que l’auto-entrepreneur envisage de changer de statut, en basculant par exemple en EURL ou SASU.

Dans ce cas, l’établissement de notes de frais sera très important. Cela permettra en effet :

• d’éviter de considérer les remboursements de frais comme de la rémunération en tant que dirigeant ;
• à la société de récupérer la TVA payée sur ces frais professionnels par le dirigeant ;
• de déduire ces frais du chiffre d’affaires de la société afin de calculer le bénéfice imposable.

Si vous basculez en société, il est conseillé d’opter pour un logiciel de gestion des notes de frais afin d’en faciliter le suivi.

F.A.Q. : Tout savoir sur les frais de débours auto-entrepreneur

NOS SOURCES :

• Chambre de Commerce et d’Industrie (CCI) : Les frais de débours du micro-entrepreneur
• Question à l’Assemblée Nationale n° 93336 : Application des débours au statut Auto-Entrepreneur
• Bulletin Officiel des Finances Publiques (BOI-BIC-DECLA-10-40-20, partie II-A)